Q&A coronavirus voor werkgevers

Het coronavirus en de maatregelen die worden genomen om verspreiding daarvan tegen te gaan brengen veel onzekerheid met zich mee. Dit geldt niet alleen op persoonlijk vlak, maar zeker ook op arbeidsrechtelijk gebied. Hier gaan wij in op enkele vragen die bij veel werkgevers zullen opkomen in deze periode.
 

• Ik heb veel minder werk voor mijn werknemers, wat nu?
  
  Verlof opnemen
  Werknemers kunnen niet verplicht worden vakantie op te nemen als er te weinig werk is door de maatregelen die zijn getroffen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Wel kan gevraagd worden om op basis van vrijwilligheid vakantiedagen op te nemen. Kunnen werknemers overwerkuren compenseren dan kan de werknemer wel worden verzocht om een plus-urentegoed nu op te nemen (te compenseren). Kijk wel in de eigen regeling of hierin misschien afwijkende afspraken staan.
  
  Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)
  Werkgevers kunnen een beroep doen op het tijdelijke Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW), dat in de plaats zal treden van de door veel werkgevers al ontdekte werktijdverkorting. Het fonds biedt een substantiële tegemoetkoming in de loonkosten. UWV verstrekt een voorschot van ten hoogste 90% van de loonsom, afhankelijk van de mate waarin de omzet wegvalt. Op deze maatregelen kan zowel een beroep worden gedaan ten behoeve van werknemers met een vast, als werknemers met een flexibel contract. Een werkgever komt in aanmerking voor de tegemoetkoming als hij belooft tijdens de periode waarover tegemoetkoming wordt ontvangen geen werknemers te ontslaan op grond van bedrijfseconomische redenen en als tenminste 20% omzetverlies verwacht wordt. Op dit moment is nog onduidelijk of ook overheidswerkgevers hier een beroep op kunnen doen, maar de verwachting is dat dit niet het geval zal zijn.
   
• Mijn werknemer heeft de zorg voor een kind thuis. Moet ik het loon doorbetalen?
  
  Als een werknemer een kind thuis heeft waarvoor gezorgd moet worden, dan kan aanspraak worden gemaakt op kortdurend zorgverlof. Dit verlof bedraagt elk jaar ten hoogste twee maal de arbeidsduur per week. Het verlof gaat in op het tijdstip waarop de werknemer het opnemen van het verlof meldt aan de werkgever. De werknemer heeft recht op 70% van het salaris (tot het maximum dagloon) en minimaal het minimumloon. Houd er rekening mee dat in een cao of bedrijfsregeling een ruimere aanspraak kan zijn opgenomen.
  
  Wanneer verplicht wordt thuisgewerkt is het aan te raden duidelijk met de werknemer te bespreken wanneer en voor hoelang zorgverlof wordt opgenomen, en wat de financiële gevolgen daarvan zijn. Dit om onduidelijkheid op een later moment te voorkomen.
  
  Wordt thuisgewerkt zonder dat de werknemer de zorg voor de kinderen heeft, dan ontvangt de werknemer zijn of haar volledige salaris.
   
• Moeten zzp'ers en ingehuurde werknemers worden doorbetaald als er geen werk is of opdrachten niet doorgaan?
  
  Dit is afhankelijk van de afspraken die in de ondertekende offerte of inhuurovereenkomst zijn opgenomen. Ook is het goed te kijken naar de inhoud van eventuele algemene voorwaarden.
   
• Moet ik reiskostenvergoeding betalen als wordt thuisgewerkt?
  
  Vaak zal het zo zijn dat alleen daadwerkelijk gemaakte kosten voor vergoeding in aanmerking komen. Als wordt thuisgewerkt worden ook geen kosten gemaakt voor woon-werkverkeer en bestaat logischerwijs ook geen recht op een reiskostenvergoeding. Dat kan echter anders zijn als een vast bedrag per maand aan reiskostenvergoeding is afgesproken. Kijk dus goed naar de afspraken die zijn gemaakt over het vergoeden van reiskosten voor woon-werkverkeer.
   
• In hoeverre ben ik verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek van mijn werknemers?
  
  De werkgever is op grond van de Arbowet ook verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek van zijn werknemers. De werkgever heeft ook de  verplichting erop toe te zien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Is dit niet het geval, dan moet de werkgever zorgen voor de juiste arbeidsmiddelen. Het is dus aan te raden werknemers in ieder geval goed te informeren over de eisen die worden gesteld aan de thuiswerkplek.
   
• Privacy en thuiswerken, waar moet ik als werkgever op letten?
  
  Nu veel mensen thuiswerken is aandacht voor privacy in de thuissituatie extra van belang. Zorg er bij thuiswerken van werknemers voor dat fysieke dossiers of documenten alleen in uiterste noodzaak worden meegenomen naar huis. Instrueer uw werknemers dat zij ook onderweg naar huis en thuis zorgvuldig met persoonsgegevens moeten omgaan. Wijs de werknemers erop dat het van belang is te voorkomen dat reis- of huisgenoten of anderen persoonsgegevens kunnen inzien. Druk ze op het hart om tijdens het reizen goed op de eigen spullen te letten en thuis, bij het verlaten van de werkplek altijd het beeldscherm te blokkeren (Windows-L) en dossiers of documenten direct op te bergen. Verder moet u er als werkgever voor zorgen dat de verbinding waarmee vanaf huis op de server van uw bedrijf kan worden ingelogd, voldoende veilig is en beschermd is tegen hacks van buitenaf.

• Is het redelijk om in deze bijzondere tijd de werknemer te houden aan de al geplande vakantie?  
  
  Wij zijn van mening dat het redelijk is om aan te sluiten bij de hoofdregel dat vakantie wordt vastgesteld conform de wensen van de werknemer. Wijziging van de vakantie kan dan alleen worden geweigerd als gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Nu in de komende maanden een deel van de werknemers zal verzoeken hun vakantie te mogen verplaatsen, kan echter het risico bestaan dat (te) veel werknemers na de coronacrisis tegelijk vakantie op willen nemen of dat bij werknemers een verlofstuwmeer ontstaat. Dat is ongewenst en kan gevaren veroorzaken voor de bedrijfsvoering. Het is dus zaak in te schatten hoe groot voornoemde risico’s voor uw onderneming zijn. Dat zal per onderneming anders zijn. Verder is het goed voor alle werknemers één beleid te hanteren, om ongelijke behandeling te voorkomen.
  
  Houd er wel rekening mee dat de situatie anders is als de werknemer tijdens de periode dat hij of zij vakantie op heeft genomen ziek is. Deze dagen gelden niet als vakantieverlof, maar als ziekteverlof. Dit tenzij de werknemer instemt met het aanmerken van deze dagen als vakantieverlof. Bij schriftelijke overeenkomst (bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of in de cao) kan wel zijn opgenomen dat (gedeelten van) vakantiedagen waarop de werknemer ziek is, tóch gelden als vakantiedagen. Deze laatste mogelijkheid is wel beperkt: dit kan alleen voor zover het gaat om bovenwettelijke vakantiedagen die voor dat jaar zijn overeengekomen (artikel 7:638 lid 8 BW).

Mochten er bij uw organisatie andere vragen bestaan over de arbeidsrechtelijke gevolgen van het coronavirus of mocht u meer willen weten over de hier behandelde onderwerpen, dan is Vijverberg Advocaten & Adviseurs graag bereid u hierover te adviseren. U kunt contact met ons opnemen op 079-3631919.