Bouwen aan een wendbare organisatie

Een wendbare organisatie met taakvolwassen medewerkers, geschikt om opgavegestuurd en snel resultaat te leveren. Met deze ingrediënten is het bestuur adequaat voorbereid op ontwikkelingen in de samenleving en kan het flexibel inspelen op verwachtingen van burgers en klanten. Zonder dat met de regelmaat van de klok een reorganisatie noodzakelijk is. Hoe krijgt u uw organisatie en medewerkers wendbaar (agile) en resultaatgericht en waar te beginnen? Vijverberg beschikt over de ideeën en de best practices om uw doel te realiseren. Wij overleggen graag met u over de aanpak, want wendbaarheid kunt u op meer manieren bereiken.

Een wendbare organisatiestructuur

Een gedetailleerd uitgewerkte organisatiestructuur (‘de hark’) kan administratief orde creëren, maar beperkt de wendbaarheid van een organisatie en haar medewerkers. Hoe meer organisatie-eenheden, hoe meer verkokering, managementlagen en interne consultatieprocedures ontstaan. De vaart gaat uit het werkproces. Voor sommige tijd- en plaatsgebonden werkzaamheden (zoals baliewerk, beveiliging) is een uitgewerkte organisatiestructuur zinvol. Voor andere werkzaamheden kan de hark juist belemmerend zijn om flexibel te werken.

Hoe realiseer ik een wendbare organisatiestructuur? Medewerkers worden ‘hoog ingehangen’ in de organisatie en niet meer in afdelingen en teams geplaatst. Zo ontstaat een pool aan inzetbare medewerkers op alle niveaus, buiten afdelingen, teams en clusters om. Het werk wordt opgavegestuurd en projectmatig in wisselende personele samenstellingen uitgevoerd. Binnen het generieke functieprofiel worden jaarlijks en tussentijds afspraken gemaakt over de projecten en opgaven waaraan de medewerker werkt. De aanstelling in algemene dienst krijgt eindelijk inhoud. Voor iedere medewerker volgen de opgaven en projecten elkaar op. De organisatie wordt agile en is in staat bestuurlijke opgaven en maatschappelijke verwachtingen adequater te verwerken. Is uw organisatie geschikt om wendbaar te worden ingericht en hoe kunt u dat realiseren? Wij nemen de reële mogelijkheden graag met u door.

Nooit meer reorganiseren

Met een wendbare organisatiestructuur zal de behoefte aan een reorganisatie afnemen. Het management stuurt meer op formatie en niet meer op functies en medewerkers. Te veel bankzitters, overbezetting van opgaveteams zijn indicaties dat de formatie nu ruim is bemeten. Toekomstige trends (minder medewerkers in bepaalde functiegroepen/schalen) worden zichtbaar gemaakt; op termijn noodzakelijke wijzigingen in het personeelsbestand worden bekend gemaakt. Met een strategische personeelsplanning (SPP) kan het management tijdig bijsturen en anticiperen op een toekomstig krimpscenario. Soms kunnen VWNW-faciliteiten naar voren worden gehaald en direct voor de betreffende medewerkers in krimpende functiegroepen worden ingezet. Een sociaal statuut krijgt met een wendbare organisatie een geheel ander karakter. Overleg met vakbonden over een sociaal plan is alleen nog nodig bij een taakoverheveling of outsourcing van activiteiten. Uiteraard vergt een dergelijke werkwijze vooraf goed overleg met de ondernemingsraad. Vijverberg helpt u graag bij het realiseren van een modern sociaal statuut en bij het overleg met uw ondernemingsraad.

Het Nieuwe Werken: van voorschrift naar vertrouwen

Veel tijd gaat gemoeid met de uitvoering en handhaving van rechtspositievoorschriften. Hierin kan een organisatie, zelfs met inachtneming van de bestaande regelgeving, wendbaar worden. Denk aan de bevordering van plaats- en tijdonafhankelijk werken en de samenhangende besparing op kantoorruimte. Tegelijk vraagt de verantwoordelijkheid van de werkgever voor de kwaliteit van de werkplek elders om aandacht. Aanwezigheidsregistratie verliest aan belang, waar SMART-afspraken over prestatie en output juist de kern worden. Belonen gebeurt op basis van gerealiseerde output in plaats van met de jaarlijkse periodieke verhoging bij wijze van automatisme. Tijdverantwoording vindt plaats per project. De organisatie werkt binnen een jaarurensystematiek waarin feestdagen zijn verwerkt; laat uw medewerker, als hij dat wil, op Eerste Kerstdag werken en met Suikerfeest vrijaf nemen. Meer en minder werken vraagt met een jaarurensystematiek om een andere benadering van werkgever en werknemer, net als het vrijaf nemen voor dokters- en tandartsbezoek. De combinatie van privé en zakelijk verloopt gemakkelijker en geeft een hogere mate van arbeidssatisfactie bij de medewerker.

Zelfsturende medewerker

Zelfsturende teams bestaan niet! Zelfsturende medewerkers die bereid zijn om zich professioneel in te zetten om in multidisciplinaire teams het gewenste resultaat te bereiken zijn wel realiteit. Het werk wordt voor hen afwisselender en daarmee uitdagender. De medewerker raakt gewend om tijdelijk met andere disciplines te werken. Hij werkt tegelijk aan zijn eigen ontplooiing en vergroot zijn toekomstbestendigheid. Doorwerken tot een opschuivende AOW-leeftijd wordt minder belastend.

Uiteraard komen er nieuwe uitdagingen op het pad van de projectleiders en leidinggevenden: prestatiegericht functioneren is de nieuwe standaard. Maar hoe dat af te spreken en te meten? Hoe kun je ingrijpen als een medewerker niet taakvolwassen is en de gewenste output niet levert? Wiens verantwoordelijkheid is dit?

Bel ons: 079-3631919 of stuur een mail. Onze advocaten en adviseurs helpen u graag.