Tijdens een aanbestedingsprocedure kan het gebeuren dat een marktpartij ontevreden is over de wijze waarop de aanbestedingsprocedure verloopt. De klacht kan betrekking hebben op verschillende aspecten van de aanbestedingsprocedure. Zo kan de klacht betrekking hebben op een facet tijdens de aanbestedingsprocedure en de klacht kan betrekking hebben op een facet dat speelt na de aanbestedingsprocedure. Afhankelijk van het onderwerp van de klacht heeft een marktpartij meerdere mogelijkheden om zijn ongenoegen te uiten dan wel zijn gelijk te halen.
Klacht tijdens aanbestedingsprocedure
Van een marktpartij mag verwacht worden dat hij tijdens de aanbestedingsprocedure een pro-actieve houding aanneemt en eventuele fouten, tegenstrijdigheden of onduidelijkheden in de aanbestedingsdocumenten meldt. Hij moet dit melden zodra hij het constateert. Doet de marktpartij dit niet, dan loopt hij het risico dat hij zijn rechten op dit punt verwerkt. Dit houdt in dat hij in een later stadium niet meer niet meer kan klagen. Dit wordt ook wel het Grossmann-verweer genoemd.
Indien een aanbestedende dienst een melding krijgt dat in de aanbestedingsdocumenten een fout, een tegenstrijdigheid of een onduidelijkheid bestaat moet hij dit controleren. Alle inschrijvers moeten middels de nota van inlichtingen op de hoogte gesteld worden van de melding en op welke wijze de fout, de tegenstrijdigheid of onduidelijkheid hersteld wordt. Is het niet mogelijk om de fout, de tegenstrijdigheid of onduidelijkheid te herstellen, dan heeft de aanbestedende dienst geen andere keuze dan het intrekken van de aanbestedingsprocedure.
Indien de marktpartij van mening is dat bijvoorbeeld een gestelde eis disproportioneel is, moet de marktpartij eerst zijn klacht kenbaar maken bij de aanbestedende dienst. Indien de klacht wordt ingediend voordat de termijn van inschrijving is verstreken, kan de aanbesteden dienst de aanbestedingsdocumenten nog aanpassen, mits alle inschrijvers op de hoogte gesteld worden én zij voldoende tijd krijgen om hun inschrijving aan te passen aan de wijziging. Wordt de klacht ingediend op een moment dat de inschrijvingen al zijn ingediend, dan is aanpassing van de aanbestedingsdocumenten niet meer mogelijk. Indien de klager gelijk heeft rest de aanbestedende dienst geen andere keuze dan het intrekken van de aanbestedingsprocedure.
Klacht na een aanbestedingsprocedure
Na afloop van de aanbestedingsprocedure kan een marktpartij bijvoorbeeld van mening zijn dat de opdracht niet gegund had mogen worden aan de partij aan wie (voorlopig) gegund is of een marktpartij kan van mening zijn dat de aanbestedende dienst een werk, een dienst of een levering niet heeft aanbesteed terwijl dat wel had gemoeten. De marktpartij kan in dergelijk gevallen een klacht indienen bij de Commissie van aanbestedingsexperts. Voorwaarde is wel dat de marktpartij zijn klacht eerst heeft ingediend bij de aanbestedende dienst. Indien de aanbestedende dienst een bestuursorgaan is als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht is de aanbestedende dienst verplicht om op grond van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht de klacht in behandeling te nemen. Is de marktpartij vervolgens niet tevreden over de wijze waarop zijn klacht is behandeld dan wel is de marktpartij ontevreden over de uitkomst van de klachtenbehandeling kan hij zich wenden tot de Commissie van aanbestedingsexperts. De Commissie van aanbestedingsexperts doet een niet bindende uitspraak. Alle uitspraken worden op de website van de Commissie van aanbestedingsexperts gepubliceerd. Niet alleen een marktpartij kan zich wenden tot de Commissie van aanbestedingsexperts. Ook een brancheorganisatie of een aanbestedende dienst kan een klacht indienen bijvoorbeeld over de gedragingen van de marktpartij tijdens de aanbestedingsprocedure.
Kort geding tijdens de standstill-termijn
In plaats van het indienen van een klacht bij de aanbestedende dienst en de Commissie van aanbestedingsexperts kan de marktpartij er ook voor kiezen om tijdens de zogenaamde standstill-termijn (Alcateltermijn) een kort geding te starten bij de civiele rechter. Nadat de voorlopige gunning bekend is gemaakt, treedt voor Europese aanbestedingen een standstill-termijn in van 20 dagen. Gedurende deze standstill-termijn kunnen afgewezen inschrijvers een kort gedingprocedure starten bij de civiele rechter. Deze procedure is erop gericht om de definitieve gunning tegen te houden omdat de afgewezen inschrijver vindt dat zijn offerte verkeerd is beoordeeld dan wel dat er fouten zijn gemaakt tijdens de aanbestedingsprocedure. Bijvoorbeeld omdat het proportionaliteits,- of transparantiebeginsel zijn geschonden.
Bodemprocedure bij de rechtbank
Als laatste optie heeft een marktpartij de mogelijkheid om binnen een termijn van 6 maanden na het sluiten van de overeenkomst een bodemprocedure starten te starten bij de civiele rechter. In deze procedure kan vernietiging van de overeenkomst worden gevraagd vanwege het feit dat de overeenkomst in strijd met de Aanbestedingswet tot stand is gekomen.
Heeft u vragen over klachtafhandeling tijdens en na afronding van de aanbestedingsprocedure? Onze advocaten en adviseurs helpen u graag. Neem contact op met onze specialisten: 079 - 3631919 of mail ons.
