Misbruik van Wob-verzoeken tegengaan? Sluit de elektronische weg af

De praktijk om Wob-verzoeken in te dienen met als kennelijk doel een dwangsom te innen, kost overheidsorganisaties veel tijd en ergernis. De minister van BZK heeft aangekondigd op korte termijn een wetsvoorstel in te dienen bij de Tweede Kamer om misbruik van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) tegen te gaan. En de VNG opende onlangs een meldpunt voor oneigenlijk gebruik van de Wob. Wat kan uw organisatie nu al concreet doen om de overlast door oneigenlijke Wob-verzoeken zo beperkt mogelijk te houden? De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, per 1 juli 2004 opgenomen in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht, biedt mogelijkheden.

Wob-verzoek per e-mail

Veel bestuursorganen hebben de mogelijkheid voor elektronisch bestuurlijk verkeer opengesteld. Zie voor meer informatie hierover (ook in relatie tot een Wob-verzoek) Vijverberg Update bestuursrecht 2009/01. Ook Wob-verzoeken worden veelal digitaal, per e-mail, ingediend. Dat is immers de eenvoudigste manier. Zeker voor diegenen die proberen misbruik te maken van de Wob is het gebruik van e-mail een ideaal instrument. Een e-mail is eenvoudig en snel verstuurd. Ook is een verzoek per e-mail vrij van kosten en eenvoudig te richten aan meer bestuursorganen tegelijkertijd. Een verzoek naar een algemeen e-mailadres info [at] gemeentexyz [dot] nl kan echter wel even onderweg zijn voordat deze bij de juiste behandelaar terecht komt waardoor de wettelijke termijnen in gedrang komen.

Afsluiten elektronische weg

Een mogelijkheid om het aantal oneigenlijke Wob-verzoeken (dat digitaal verzonden wordt) terug te dringen, is dan ook om voor deze verzoeken de elektronische weg af te sluiten. Veel gemeenten en andere bestuursorganen maken inmiddels gebruik van deze mogelijkheid. Hoe doe je dat? Hoe sluit je deze route voor Wob-verzoeken af?

Afdeling 2.3 Awb stelt daarvoor, net als voor het openen van de elektronische weg, geen specifieke regels. Wel zijn in afdeling 2.3 Awb en de Memorie van Toelichting (MvT) op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer enkele aanknopingspunten te vinden waaruit blijkt dat het afsluiten mogelijk is. Zo legt de wet geen verplichting op aan het bestuurorgaan de elektronische weg te openen, maar is dit een vrije keuze. Daarnaast geeft de MvT aan dat differentiatie mogelijk is. Het bestuursorgaan kan voor bepaalde type berichten bepalen dat deze niet via de elektronische weg kunnen worden ingestuurd.

Voor het sluiten van de elektronische weg is het van belang dat het bestuursorgaan duidelijk en eenduidig kenbaar maakt dat Wob-verzoeken via de elektronische weg niet (langer) in behandeling worden genomen. Dat kan gebeuren door het doen van een algemene mededeling op de website. Uit jurisprudentie blijkt dat wanneer al veelvuldig via de elektronische weg over een bepaald berichttype (bijvoorbeeld een Wob-verzoek) gecommuniceerd is, deze aanvrager er vanuit mag gaan dat de elektronische weg openstaat. Het bestuursorgaan moet de aanvrager dan expliciet duidelijk maken dat de weg weliswaar open was, maar dat dit inmiddels niet meer zo is.

Vormvereisten aan Wob-verzoek

Een andere mogelijkheid voor het beperken van de oneigenlijke Wob-verzoeken is het stellen van vormvereisten voor het indienen van een digitaal Wob-verzoek. Dit kan bijvoorbeeld door het vaststellen van een speciaal digitaal aanvraagformulier of één specifiek e-mailadres (wob [at] gemeentexyz [dot] nl) waardoor het verzoek direct op de juiste plek binnenkomt.

Wanneer een Wob-verzoek binnenkomt op een andere dan de vastgestelde wijze, kan het bestuursorgaan besluiten het Wob-verzoek te weigeren. Het weigeren van een per e-mail verzonden Wob-verzoek is op grond van artikel 8:4, eerste lid, van de Awb niet vatbaar voor beroep en bezwaar. Het bestuursorgaan moet de weigering zo spoedig mogelijk meedelen aan de aanvrager. Het is mogelijk om de aanvrager in de gelegenheid te stellen de aanvraag alsnog op de juiste wijze in te dienen, maar omdat de aanvraag in feite nooit ontvangen is, is dit geen formeel vereiste.

Conclusie en tips

De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer biedt mogelijkheden om de overlast van oneigenlijke Wob-verzoeken te beperken.

• Sluit de elektronische route. Het is toegestaan de elektronische weg voor een specifiek type berichten (Wob-verzoeken) af te sluiten. Als je hiervoor kiest, vermeld de afsluiting dan duidelijk op de website.
• Reageer op verzoeken die toch nog digitaal binnenkomen door het verzoek expliciet te weigeren of door verzoeker in de gelegenheid te stellen alsnog de juiste weg te bewandelen.
• Overweeg om vormvereisten in te voeren als het volledig afsluiten van de elektronische weg een te zwaarwegende maatregel wordt geacht.
• Kijk kritisch naar het proces van elektronische aanvragen in zijn algemeenheid en werk verbeterpunten uit.