Digitaal afsluiten arbeidsovereenkomst

De regering heeft het advies om zoveel mogelijk thuis te werken al geruime tijd losgelaten. Toch kan het coronavirus zich weer dusdanig ontwikkelen dat maatregelen worden ingevoerd en u als werkgever net een nieuwe werknemer heeft aangenomen van wie de arbeidsovereenkomst nog getekend moet worden. Kan dit ook digitaal en wat zijn daarvan de consequenties?

Schriftelijkheid geen vereiste voor een rechtsgeldige arbeidsovereenkomst

Voor het bestaan van een arbeidsovereenkomst moet sprake zijn van loon, arbeid en gezag. Schriftelijkheid is geen vereiste. Dit betekent dat een arbeidsovereenkomst ook mondeling kan worden gesloten.

Overigens volgt uit diverse cao’s, zoals de Cao Gemeenten en de Cao Provinciale Sector, wel de verplichting om de arbeidsovereenkomst schriftelijk aan te gaan. De wet heeft voorrang op de cao, zodat deze verplichting in de cao niet betekent dat geen sprake is van een arbeidsovereenkomst als deze niet schriftelijk is gesloten met de gemeente of de provincie.

Let op de bijzondere bepalingen!

Op basis van de wet kun je een arbeidsovereenkomst dus mondeling overeenkomen, maar dat geldt niet voor alle bepalingen in de arbeidsovereenkomst. Voor een aantal bepalingen schrijft de wet voor dat deze alleen schriftelijk tussen de werkgever en de werknemer overeengekomen kunnen worden. Denk dan aan het proeftijdbeding en de mogelijkheid om de arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen (eenzijdig wijzigingsbeding).

In 2011 oordeelde het Hof Leeuwarden (ECLI:NL:GHLEE:2011:BU8236) in een zaak over het proeftijdbeding dat deze pas rechtsgeldig is als de werknemer hiervoor heeft getekend, tenzij vast staat dat mondeling overeenstemming is bereikt. In dat geval kan de werkgever volstaan met een eenzijdige schriftelijke bevestiging van de overeengekomen proeftijd. Het Hof laat zich niet uit over de vraag of deze bevestiging ook digitaal kan plaatsvinden, maar dat is aannemelijk.

Schriftelijk betekent niet meteen ook digitaal. Aangezien het arbeidsrecht geen bepalingen bevat over digitale overeenstemming van bijzondere bepalingen, moet je hier als werkgever voorzichtig mee omgaan.

In de periode dat mensen werden opgeroepen zoveel mogelijk thuis te werken, was ondertekening natuurlijk lastig. Hoewel de lijn van het Hof Leeuwarden specifiek ziet op het proeftijdbeding, zouden we die in de periode van verplicht thuiswerken kunnen doortrekken naar het eenzijdig wijzigingsbeding. Je komt dit beding dan mondeling overeen met de werknemer en bevestigt dit vervolgens digitaal. Het verdient aanbeveling de werknemer vervolgens digitaal om akkoord van die bevestiging te vragen.

Schriftelijkheid heeft de voorkeur, maar als dat niet mogelijk is, moet je daar als werkgever op een creatieve manier mee omgaan.

Plicht tot het verstrekken van gegevens

De wet verplicht de werkgever om de werknemer binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden een aantal gegevens te verstrekken. Denk hierbij aan de functie, het tijdstip van indiensttreding, het loon en de duur van de arbeidsovereenkomst. De wet biedt de mogelijkheid om deze gegevens elektronisch te verstrekken als de werknemer hiermee instemt. De werkgever moet deze gegevens voorzien van een (elektronische) handtekening.

Per 1 augustus 2022 is de informatieplicht van de werkgever fors uitgebreid met de invoering van de Wet implementatie EU-richtlijntransparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Lees in onze publicatie meer over de uitgebreide informatieplicht voor werkgevers.

Conclusie

De arbeidsovereenkomst kan ook digitaal worden gesloten, want schriftelijkheid is geen vereiste. Dit is anders bij bijzondere bepalingen, zoals het proeftijdbeding en het eenzijdig wijzigingsbeding. Hiervoor is ondertekening nodig, maar dat kan in de coronacrisis lastig en veelal niet wenselijk zijn.

De rechtspraak biedt aanknopingspunten om deze bedingen mondeling overeen te komen, als er ook een bevestiging per e-mail plaatsvindt. Daarnaast is het aan te bevelen de werknemer te vragen per e-mail aan te geven dat hij hiermee akkoord is.

Het verstrekken van gegevens aan de werknemer, zoals bijvoorbeeld over het loon, de functie en de duur van de arbeidsovereenkomst, kan langs de elektronische weg.