Werkgeversvragen rondom corona

Het coronavirus heeft ons de afgelopen twee jaar in zijn greep gehouden. De maatregelen die werden genomen om verspreiding van het virus tegen te gaan, hebben veel onzekerheid met zich meegebracht. Dit geldt niet alleen op persoonlijk vlak, maar zeker ook op arbeidsrechtelijk gebied. Hier gaan wij in op enkele vragen die de afgelopen twee jaar bij veel (overheids)werkgevers hebben gespeeld en bovendien nog steeds nuttig zijn, mocht de ontwikkeling van het coronavirus wederom leiden tot (nieuwe) maatregelen.

Kan ik uitbetaling van het vakantiegeld uitstellen?

Over vakantiegeld zijn standaardafspraken gemaakt. Volgens de wet moet elk jaar op 30 juni het opgebouwde vakantiegeld over de periode van de maanden juni tot en met mei zijn uitbetaald. De meeste werkgevers betalen vakantiegeld uit bij de salarisronde van mei. Als dit schriftelijk is vastgelegd, bijvoorbeeld in een cao of een arbeidsovereenkomst, moet de werkgever zich ook aan dit uitbetalingsmoment houden. Bij betalingsproblemen kan de werkgever eenmalig het vakantiegeld op een later tijdstip of in termijnen betalen, maar daarvoor moet de werkgever wel de instemming van de werknemer hebben.

Veel overheidswerkgevers maken gebruik van het individueel keuzebudget (IKB) waardoor het vakantiegeld niet eenmalig, maar maandelijks, wordt uitbetaald. Ook dit is een arbeidsvoorwaarde waar de overheidswerkgever niet eenzijdig van kan afwijken.

Kan ik mijn werknemers verplichten op kantoor te werken als ik voldoende maatregelen heb genomen?

Als de werkomgeving voldoet aan de eisen die het RIVM daaraan stelt, kan een werknemer in principe niet weigeren om naar kantoor te komen. Werknemers zullen zich daar misschien niet prettig bij voelen, dus is het de vraag in hoeverre het redelijk is de werknemer te verplichten naar het werk te komen als thuiswerken ook een optie is. Het beste kan de werkgever in overleg met de werknemers kijken hoe iedereen zijn werk het beste kan uitvoeren. Sommige werknemers zullen misschien juist beter op kantoor functioneren dan thuis. Zorg dan als werkgever in ieder geval dat de richtlijnen van het RIVM gevolgd worden.

Andersom kan de werkgever werknemers verplichten thuis te werken. Als de werkgever de veiligheid op de werkomgeving niet kan garanderen, kunnen werknemers toegang geweigerd worden.

Ik heb veel minder werk voor mijn werknemers, wat nu?

Verlof opnemen
Werknemers kunnen niet verplicht worden vakantie op te nemen als er te weinig werk is door de maatregelen die zijn getroffen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Wel kan gevraagd worden om op basis van vrijwilligheid vakantiedagen op te nemen. Kunnen werknemers overwerkuren compenseren dan kan de werknemer wel worden verzocht om een plus-urentegoed nu op te nemen (te compenseren). Kijk wel in de eigen regeling of hierin misschien afwijkende afspraken staan.

Mijn werknemer heeft de zorg voor een kind thuis. Moet ik het loon doorbetalen?

Als een werknemer een kind thuis heeft waarvoor gezorgd moet worden, dan kan aanspraak worden gemaakt op kortdurend zorgverlof. Dit verlof bedraagt elk jaar ten hoogste tweemaal de arbeidsduur per week. Het verlof gaat in op het tijdstip waarop de werknemer het opnemen van het verlof meldt aan de werkgever. De werknemer heeft recht op 70% van het salaris (tot het maximum dagloon) en minimaal het minimumloon. Houd er rekening mee dat in een cao of bedrijfsregeling een ruimere aanspraak kan zijn opgenomen.

Wanneer verplicht wordt thuis te werken is het aan te raden duidelijk met de werknemer te bespreken wanneer en voor hoelang zorgverlof wordt opgenomen, en wat de financiële gevolgen daarvan zijn. Dit om onduidelijkheid en discussie op een later moment te voorkomen. Als het kortdurend zorgverlof is uitgeput, dan kan een werknemer vakantiedagen opnemen of onbetaald verlof aanvragen.

Wordt thuisgewerkt zonder dat de werknemer de zorg voor de kinderen heeft, dan ontvangt de werknemer zijn of haar volledige salaris.   

Moet ik reiskostenvergoeding betalen als wordt thuisgewerkt?

Er bestaat geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding. Wel zijn vaak via cao’s, arbeidsovereenkomsten en bedrijfsregelingen afspraken gemaakt over het vergoeden van de kosten voor woon-werkverkeer. Wat betreft reiskostenvergoedingen zijn er drie smaken:
 

1. ‘Achter de schermen’, zoals een lease-auto of een NS-Business Card
2. Vaste reiskostenvergoeding op basis van afstand woon-werk
3. Declaratie achteraf

Het aanpassen van het recht op een lease-auto is niet iets wat een werkgever eenzijdig kan doen. In sommige gevallen is namelijk sprake van een vorm van loon, waar een vaste reiskostenvergoeding geen loon, maar een onkostenvergoeding is. De reiskostenvergoeding mag dus worden stopgezet als werknemers langdurig thuiswerken. In normale situaties bestaat zelfs de fiscale plicht de vergoeding, op het moment dat de werknemer langdurig (meer dan zes weken) niet op het werk aanwezig is, stop te zetten. Doet hij dit niet, dan is er sprake van verkapt loon. Het kabinet heeft vanwege de coronacrisis bepaald dat de vaste reiskostenvergoeding die al voor 13 maart 2020 door de werkgever werd toegekend, voor dit moment niet als verkapt loon zal worden behandeld. Dat geldt in ieder geval tot 1 januari 2022. Dit betekent dat de werkgever op dit moment kan besluiten de vaste reiskostenvergoeding door te betalen zonder fiscale gevolgen, ook na afloop van de periode van zes weken.

Voor reiskosten die op declaratiebasis achteraf worden vergoed, spreekt voor zich dat deze niet hoeven te worden vergoed als deze ook niet worden gemaakt.

In hoeverre ben ik verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek van mijn werknemers?

De werkgever is op grond van de Arbowet ook verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek van zijn werknemers. De werkgever heeft ook de verplichting erop toe te zien dat de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Is dit niet het geval, dan moet de werkgever zorgen voor de juiste arbeidsmiddelen. Het is dus aan te raden werknemers in ieder geval goed te informeren over de eisen die worden gesteld aan de thuiswerkplek. Meer informatie over het arbobeleid bij thuiswerken leest u hier.

Deze verplichting gaat niet zo ver dat bijvoorbeeld de door thuiswerken hogere water- en energierekening door de werkgever moet worden betaald. Ook bestaat geen recht op een ‘koffievergoeding’. Bovendien mag een werkgever vanwege de werkkostenregeling maar beperkt belastingvrij kosten vergoeden. Koffie- en energiekosten vallen hier niet onder. Vanwege de coronacrisis zal het wel zomaar zo kunnen zijn dat de gebruikelijke kosten voor personeelsfeesten dit jaar lager zijn dan gebruikelijk. De werkgever kan de ontstane ruimte dan benutten voor andersoortige vergoedingen.

Privacy en thuiswerken, waar moet ik als werkgever op letten?

Nu veel mensen thuiswerken is aandacht voor privacy in de thuissituatie extra van belang. Zorg er bij thuiswerken van werknemers voor dat fysieke dossiers of documenten alleen in uiterste noodzaak worden meegenomen naar huis. Instrueer uw werknemers dat zij ook onderweg naar huis en thuis zorgvuldig met persoonsgegevens moeten omgaan. Wijs de werknemers erop dat het van belang is te voorkomen dat reis- of huisgenoten of anderen persoonsgegevens kunnen inzien. Druk ze op het hart om tijdens het reizen goed op de eigen spullen te letten en thuis, bij het verlaten van de werkplek altijd het beeldscherm te blokkeren (Windows-L) en dossiers of documenten direct op te bergen. Verder moet u er als werkgever voor zorgen dat de verbinding waarmee vanaf huis op de server van uw bedrijf kan worden ingelogd, voldoende veilig is en beschermd is tegen hacks van buitenaf.

Moeten zzp'ers en ingehuurde werknemers worden doorbetaald als er geen werk is of opdrachten niet doorgaan?

Dit is afhankelijk van de afspraken die in de ondertekende offerte of inhuurovereenkomst zijn opgenomen. Ook is het goed te kijken naar de inhoud van eventuele algemene voorwaarden.

Is het redelijk om in deze bijzondere tijd de werknemer te houden aan de al geplande vakantie?

Wij zijn van mening dat het redelijk is om aan te sluiten bij de hoofdregel dat vakantie wordt vastgesteld conform de wensen van de werknemer. Wijziging van de vakantie kan dan alleen worden geweigerd als gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Nu in de komende maanden een deel van de werknemers zal verzoeken hun vakantie te mogen verplaatsen, kan echter het risico bestaan dat (te) veel werknemers na de coronacrisis tegelijk vakantie op willen nemen of dat bij werknemers een verlofstuwmeer ontstaat. Dat is ongewenst en kan gevaren veroorzaken voor de bedrijfsvoering. Het is dus zaak in te schatten hoe groot voornoemde risico’s voor uw onderneming zijn. Dat zal per onderneming anders zijn. Verder is het goed voor alle werknemers één beleid te hanteren, om ongelijke behandeling te voorkomen.

Houd er wel rekening mee dat de situatie anders is als de werknemer tijdens de periode dat hij of zij vakantie op heeft genomen ziek is. Deze dagen gelden niet als vakantieverlof, maar als ziekteverlof. Dit tenzij de werknemer instemt met het aanmerken van deze dagen als vakantieverlof. Bij schriftelijke overeenkomst (bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst of in de cao) kan wel zijn opgenomen dat (gedeelten van) vakantiedagen waarop de werknemer ziek is, tóch gelden als vakantiedagen. Deze laatste mogelijkheid is wel beperkt: dit kan alleen voor zover het gaat om bovenwettelijke vakantiedagen die voor dat jaar zijn overeengekomen (artikel 7:638 lid 8 BW).

Vragen en advies

Mochten er bij uw organisatie andere vragen bestaan over de arbeidsrechtelijke gevolgen van het coronavirus of mocht u meer willen weten over de hier behandelde onderwerpen, dan is Vijverberg Advocaten & Adviseurs graag bereid u hierover te adviseren. U kunt contact met ons opnemen op 079-3631919.