De hoorplicht tijdens Covid-19: een praktische werkwijze!

Uitgangspunt bij de afhandeling van een bezwaarschrift is dat een bezwaarmaker wordt gehoord. Dit horen moet op zorgvuldige wijze plaatsvinden en is gebonden aan voorschriften.

In de huidige situatie is het niet mogelijk om alle voorschriften na te leven. Zo zal er geen ‘fysieke hoorzitting’ kunnen plaatsvinden. Op grond van artikel 7:3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is het slechts in enkele gevallen toegestaan van het horen af te zien. Wat betekent dit voor de afhandeling van bezwaarschriften: hoe voorkom je overschrijding van de wettelijke beslistermijn en zorg je ervoor dat de besluitvorming niet stagneert?

Wettelijke afhandelingstermijn

De beslistermijn voor het afhandelen van een bezwaarschrift bedraagt 6 weken en, indien sprake is van een bezwaarschriftencommissie met een externe voorzitter, 12 weken (artikel 7:10 Awb). Het bestuursorgaan kan deze beslistermijn met 6 weken verlengen. Verder uitstel is mogelijk als de indiener van het bezwaarschrift ermee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad. Artikel 4:15, tweede lid, onder c Awb geeft daarnaast de mogelijkheid de beslistermijn op te schorten zolang het bestuursorgaan door overmacht niet in staat is een beschikking te geven.

Overmacht?

Levert de onmogelijkheid om nu een fysieke hoorzitting te houden overmacht op? Dat is niet waarschijnlijk als er alternatieven bestaan om de bezwaarmaker te horen en die alternatieve ‘hoorzitting’ recht doet aan de belangen van de bezwaarmaker, derde-belanghebbenden en het bestuursorgaan.

Alternatieven voor een fysieke hoorzitting

De volgende alternatieven zijn denkbaar:
 

• Telefonisch horen: hoewel deze vorm van horen in ‘normale omstandigheden’ niet altijd aan de zorgvuldigheidsvereisten voldoet, kan dit nu anders liggen. Het is bij telefonisch horen van belang dat het gesprek plaatsvindt met meer personen tegelijk (bezwaarmaker, verweerder, commissie, secretaris en eventueel derde belanghebbenden) zodat partijen over en weer op elkaar kunnen reageren. Telefonisch horen kan praktische ongemakken meebrengen als veel personen tegelijkertijd gehoord moeten worden en zij ieder vanaf een eigen locatie inbellen. Als die ongemakken te groot worden, kan telefonisch horen afvallen.
   
• Videoconference: dit betreft een variatie op het telefonisch horen waarbij partijen tevens in beeld zijn. Voor deze manier van horen kan het nodig zijn om over professionele apparatuur, anders dan Skype, te beschikken. Als die voorzieningen niet aanwezig zijn, zal videoconferencing afvallen.
   
• Afzien van het horen op grond van artikel 7:3, onder c, Awb: in deze situatie geeft bezwaarmaker (alsnog) aan dat hij er geen prijs op stelt om te worden gehoord. Dit betekent dat hij ook niet meer de gelegenheid heeft om schriftelijk te reageren op het verweerschrift of op andere dossierstukken. Het is van belang dat de secretaris van de bezwarencommissie goed vastlegt dat een bezwaarmaker ook daadwerkelijk afstand doet van het recht om nog schriftelijk te reageren.
   
• Schriftelijke tweede ronde: in bezwaarprocedures is dit geen gebruikelijke werkwijze. ‘Normaal’ stelt het bestuursorgaan in reactie op het bezwaarschrift een verweerschrift op, en kunnen partijen tijdens een hoorzitting hun standpunten toelichten. Er is geen schriftelijke tweede ronde. Het bieden van de mogelijkheid aan bezwaarmaker om schriftelijk te reageren op het verweerschrift, en aan verweerder om daar weer op te reageren kan een goed alternatief zijn voor een fysieke hoorzitting. Als alle argumenten op papier staan, kan de bezwarencommissie vervolgens advies uitbrengen op basis van de stukken. Omdat de Awb deze vorm van ‘horen’ niet toestaat moeten zowel bezwaarmaker als het bestuursorgaan akkoord gaan met het afzien van een hoorzitting. Ook hierbij is een goede vastlegging door de secretaris van belang.
   
• Uitstel van de (fysieke) hoorzitting: als de geboden alternatieven niet aanvaardbaar of uitvoerbaar zijn en er geen sprake is van tijdsdruk. Partijen kunnen dan opteren voor uitstel van de hoorzitting. Dit houdt tevens in dat zij instemmen met verlenging van de beslistermijn.
   
• Tijdelijk afzien van horen door een bezwarencommissie. Het bestuursorgaan zou het functioneren van de bezwarencommissie tijdelijk kunnen opschorten en zelf kunnen (laten) horen door een ambtenaar. Dit vermindert het aantal betrokken personen en vergemakkelijkt telefonisch horen. Of deze optie mogelijk is hangt af van de toepasselijke verordening voor de afhandeling van bezwaarschriften door de bezwarencommissie. Deze verordening moet ambtelijk horen in bepaalde gevallen mogelijk maken. Is dat niet het geval dan zal de verordening gewijzigd moeten worden.

Conclusie

In de huidige corona-periode is het niet mogelijk om fysieke hoorzittingen te houden in het kader van de afhandeling van bezwaarschriften. Dit feit kan voor bestuursorganen geen reden zijn om de wettelijke beslistermijn te overschrijden en zal vermoedelijk geen beroep op overmacht rechtvaardigen. Er zijn alternatieven om bezwaarschriften toch op een zorgvuldige wijze af te doen. Bezwaarmakers en bestuursorganen zullen een keuze moeten maken uit de beschikbare alternatieven die, gelet op de bijzondere situatie, voldoen aan de vereisten die de Awb en de jurisprudentie in dit opzicht stellen.

Tips voor de praktijk

• Probeer bezwaarschriften zoveel mogelijk af te handelen, voorkom stagnatie in besluitvorming en overbelasting in de toekomst;
• Kijk per bezwaarschrift of de beschreven alternatieven werkbaar zijn en zorg voor de benodigde randvoorwaarden;
• Geef bezwaarmakers de keuze uit de beschikbare alternatieven;
• Zorg zo nodig voor maatwerk en wees creatief bij het creëren van een zorgvuldige procedure;
• Ga na of de verordening voor de afhandeling van bezwaarschriften mogelijkheden biedt om ruimer om te gaan met ambtelijk horen;
• Maak zo weinig mogelijk gebruik van de optie om de hoorzitting uit te stellen.