Dossiervorming: ook bij vertrouwensbreuk of verstoorde arbeidsverhouding!
In de Vijverberg update VJ 2003/6 is aan de orde geweest dat de werkgever over een toereikend dossier moet beschikken om een medewerker ontslag wegens functionele ongeschiktheid te kunnen verlenen. In een recente uitspraak bevestigt de Centrale Raad van Beroep dat een dossier ook van belang is bij het zogenaamde ‘ontslag op andere gronden’.
De casus
Een medewerker bij een gemeente krijgt te horen dat hij moet uitzien naar een andere functie. Hij gaat met buitengewoon verlof met behoud van bezoldiging en hij krijgt een outplacementtraject aangeboden. Aanvankelijk gaat de medewerker hier in mee, maar op enig moment trekt hij zijn medewerking aan het outplacementtraject in. Ook wil hij zijn werkzaamheden hervatten. Het college ziet dit niet zitten en schorst de medewerker in het belang van de dienst. Drie weken later verleent het college de medewerker ontslag op andere gronden. Het college stelt zich op het standpunt dat de medewerker voldoende kans op verbetering heeft gehad en dat het college op informele wijze via overleg voldoende inspanningen heeft gepleegd om de verhoudingen te herstellen. Nu dit niet tot structurele verbetering heeft geleid, is er volgens het college sprake van een onherstelbare vertrouwensbreuk tussen de medewerker en het gemeentebestuur met als gevolg een onwerkbare situatie. De medewerker betwist de stellingen van het college, omdat iedere onderbouwing van die stellingen ontbreekt.
De uitspraak
De Centrale Raad van Beroep stelt vast dat in de stukken geen bevestiging te vinden is van het standpunt van het college dat sprake is van een onherstelbare vertrouwensbreuk. Een deugdelijke vastlegging van relevante gegevens die daarop duiden, ontbreekt. Dat het college bewust geen gespreksverslagen heeft gemaakt om geen afbreuk te willen doen aan de informele wijze waarop zij tot een oplossing wilde komen, komt naar oordeel van de Raad voor risico van het college. Overigens kunnen ook verklaringen van de burgemeester en de verantwoordelijk wethouder die ná het ontslag zijn opgemaakt, het bestreden besluit niet overeind houden. Dat heeft ermee te maken dat uit de verklaring van de burgemeester slechts blijkt dat de medewerker niet functioneerde op een wijze zoals de burgemeester dat wenste. Er valt niet uit op te maken dat er een onwerkbare situatie was, noch dat er geen vertrouwensbasis meer was. De wethouder stelt in zijn verklaring wel dat er sprake is van een samenwerkingsprobleem, maar waaruit dat probleem bestond wordt niet duidelijk. Evenmin wordt duidelijk dat de samenwerkingsrelatie ‘onherstelbaar verstoord’ zou zijn. De Raad concludeert dat het verleende ontslag niet op een voldoende feitelijke grondslag is gebaseerd (Centrale Raad van Beroep 18 februari 2010, LJN: BL6103).
Conclusie en tips
- Wanneer het tot een conflict, samenwerkingsprobleem of vertrouwensbreuk dreigt te komen, is het belangrijk dat de werkgever zich inspant om verslechtering van de situatie te voorkomen en om reeds ontstane pijnpunten op te lossen.
- De werkgever doet er goed aan vast te leggen richting de medewerker welke incidenten er zijn en wat de werkgever ervan vindt.
- Gespreksverslagen zijn belangrijk, ook als de werkgever de toon en het karakter van de gesprekken informeel wil houden. Meld de medewerker dan dat vanwege de zorgvuldigheid gespreksverslagen gemaakt zullen worden, maar dat dit niet afdoet aan de bereidheid om tot een oplossing te komen. Zorg ervoor dat de verslagen neutraal van toon zijn. Dit vergroot de kans dat de medewerker het verslag voor akkoord of voor gezien ondertekent. Dat is weliswaar niet verplicht, maar het maakt het voor de medewerker lastiger later het standpunt in te nemen van ‘dat is mij nooit gezegd’. Mocht de medewerker het verslag om wat voor reden dan ook niet voor akkoord of gezien willen ondertekenen, dan is het toch belangrijk een afschrift van het verslag te verstrekken. Doe dat dan per post of per e-mail en leg een leesbevestiging digitaal vast. Gespreksverslagen die niet bij de medewerker bekend zijn, hebben minder overtuigingskracht in een uiteindelijke juridische procedure.