Digitaal procederen

Mag een belanghebbende per e-mail een beroepschrift naar de rechtbank sturen? Kan een bestuursorgaan digitaal hoger beroep instellen bij bijvoorbeeld de Centrale Raad van Beroep? Is het mogelijk dat de rechter niet een gewone zitting inplant, maar dat partijen via een webcam gehoord worden? Kunnen aanvullende stukken ook in een elektronisch dossier geüpload worden?

Wet elektronisch verkeer met de bestuursrechter

Tot nu toe liep de bestuursrechter zeker niet voorop in de digitale ontwikkelingen wat betreft de communicatie tussen de bestuursrechter en procederende partijen. Voorzichtig worden nu de eerste stappen gezet met de invoering van de Wet elektronisch verkeer met de bestuursrechter. Deze wet is op 1 juli 2010 in werking getreden. De wet maakt het mogelijk om op elektronische wijze beroepschriften in te dienen, andere rechtsmiddelen aan te wenden en nadere stukken in te dienen. Verder biedt de wet de mogelijkheid om zogenaamde videoconferenties in plaats van ‘gewone’ zittingen in de rechtszaal te houden.

De wet geldt voor zowel procedures bij de rechtbank als voor procedures bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, de Centrale Raad van Beroep en het College van Beroep voor het bedrijfsleven. Bovendien geldt de wet voor gerechtelijke procedures inzake belastingen die bij het Hof of bij de Hoge Raad gevoerd worden.

In het nieuwe artikel 8:40a in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is bepaald dat de afdeling over verkeer langs elektronische weg, afdeling 2.3 van de Awb, van toepassing is op het verkeer met de bestuursrechter. Er kunnen nadere regels gesteld worden over respectievelijk het elektronische verkeer met de bestuursrechter en de toepassing van videoconferentie.

Uitgangspunten: nevenschikking, betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid

Uitgangspunt is dat het gebruikmaken van elektronisch verkeer een keuzemogelijkheid is. Er bestaat dus geen verplichting tot digitaal procederen. Dit heet het beginsel van nevenschikking. Voorlopig kan dus ook nog de 'papieren weg' worden bewandeld.

Een ander uitgangspunt is dat de betrouwbaarheid en de vertrouwelijkheid in de gaten moeten worden gehouden als elektronisch gecommuniceerd wordt met een rechterlijke instantie. Daarom kunnen elektronisch verzonden berichten geweigerd worden als de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van de berichten onvoldoende is gewaarborgd. Van een weigering moet het bestuursorgaan of de rechterlijke instantie zo spoedig mogelijk mededeling doen aan de afzender. Verder is het ook mogelijk dat de rechterlijke instantie nadere eisen stelt aan het gebruik van de elektronische weg.

Procederen via webformulieren

In het Besluit elektronisch verkeer met de bestuursrechter (hierna: Besluit) zijn nadere regels gesteld. Bepaald is dat het instellen van beroep, alsmede het aanwenden van andere rechtsmiddelen en het indienen van nadere stukken, alleen geschiedt op een 'vanwege de gerechten aangegeven wijze'. Uit de toelichting bij het Besluit blijkt dat er een webformulier is ontwikkeld en dat degene die een stuk elektronisch wil versturen aan een bestuursrechter van dat formulier gebruik moet maken. Het is dus niet mogelijk om via e-mail een beroepschrift of ander stuk bij de bestuursrechter in te dienen.

De webformulieren voor het procederen bij de bestuursrechter zijn nog in ontwikkeling. De verwachting is dat per 1 oktober 2010 gebruik kan worden gemaakt van webformulieren voor het digitaal procederen bij de bestuursrechter in eerste aanleg.

Er zijn drie webformulieren: één voor het indienen van een beroepschrift, één voor het indienen van een verzoek tot voorlopige voorziening en één voor het indienen van nadere stukken. Het webformulier dient ertoe de betrouwbaarheid en de vertrouwelijkheid te waarborgen. Daarnaast heeft het formulier als voordeel dat de rechterlijke instantie de touwtjes in handen heeft wat betreft de omvang van de stukken die elektronisch verstuurd worden. Er kunnen maximaal tien bijlagen, ieder van maximaal tien pagina’s, worden bijgevoegd bij het webformulier. Overigens blijft het mogelijk om langere of meer dan tien stukken in te dienen, maar dat moet dan op papier.

Ondertekening van elektronisch ingediende stukken

Een vraag die rijst bij het gebruikmaken van elektronisch verkeer is welke eisen er gesteld worden aan ondertekening. Artikel 2:16 Awb bepaalt dat aan het vereiste van ondertekening is voldaan door een elektronische handtekening indien de methode die daarbij voor authentificatie is gebruikt voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en de inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.

De wetgever sluit niet uit dat de rechter genoegen neemt met het alleen geven van persoonsgegevens of een gescande schriftelijke handtekening. Tenslotte is een 'gewone' handtekening op papier ook niet bepaald waterdicht te noemen. Maar het is aan de rechterlijke instanties om te bepalen welke eisen zij stellen aan de ondertekening, zolang deze eisen niet strenger zijn dan de door de Minister van Justitie aangewezen betrouwbare methodes voor authentificatie. Bij het webformulier dat de bestuursrechters gaan gebruiken, moet een natuurlijke persoon bijvoorbeeld een DigiD gebruiken ter ondertekening.

Videoconferentie: your day in court in het digitale tijdperk

In de Wet elektronisch verkeer met de bestuursrechter is een juridische grondslag te vinden voor het houden van een videoconferentie. Dit maakt het mogelijk dat partijen in een procedure via een webcam of een videocamera deelnemen aan een zitting. Onder videoconferentie wordt verstaan: de totstandbrenging van een directe beeld- en geluidsverbinding. Er is bewust gekozen voor een brede, algemene definitie. In de toekomst zullen zodoende andere technieken dan de webcam en de videocamera kunnen gaan vallen onder het begrip videoconferentie.

De Wet elektronisch verkeer met de bestuursrechter is een eerste stap in een proces van digitalisering van rechterlijke procedures. De wetgeving is in vrij algemene bewoordingen gesteld om nieuwe elektronische ontwikkelingen gemakkelijker in te kunnen passen.

Tips:

• Bereid uw organisatie en medewerkers voor op het voeren van digitale procedures.
• Blijf alert op de ontwikkelingen op dit terrein.