Elektronisch verzenden van personeelsbesluiten

Werkgevers en medewerkers communiceren steeds meer via e-mail met elkaar. Het kan gebeuren dat dergelijke digitale berichten een rol gaan spelen in arbeidsrechtelijke kwesties. Maar is een e-mailbericht van de werkgever juridisch van hetzelfde gewicht als een 'ouderwets' op schrift gesteld bericht? Deze vraag is onlangs aan de orde geweest in een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep.

De casus

Een medewerker is al geruime tijd arbeidsongeschikt. Een afspraak om te overleggen in het kader van haar re-integratie wordt door de medewerker per e-mail afgezegd. Een nieuwe uitnodiging voor een gesprek wordt opnieuw per e-mail door de medewerker afgezegd. Bij brief van 20 januari 2006 wordt de medewerker vervolgens opgeroepen voor een derde afspraak. De brief wordt op dezelfde dag tevens per e-mail verzonden naar het e-mailadres dat de medewerker zelf voor de afzeggingen heeft gebruikt. De medewerker verschijnt zonder bericht niet op de afspraak. De werkgever merkt dit gedrag (het niet meewerken aan haar re-integratie) aan als zeer ernstig plichtsverzuim en legt de disciplinaire straf van ontslag op.

De medewerker voert aan dat zij de (schriftelijke) brief met de oproep veel te laat heeft ontvangen en dat zij het e-mailbericht niet tijdig heeft geopend. De Centrale Raad van Beroep vindt het echter niet geloofwaardig dat de medewerker haar elektronische postbus niet tijdig heeft geopend. De Raad voegt daar aan toe dat de medewerker nagenoeg al haar contacten met de werkgever via e-mailberichten liet verlopen, zodat niet valt in te zien dat de werkgever niet evenzeer (mede) van dit medium gebruik kon maken voor mededelingen aan de medewerker. Bovendien komt het in dat geval voor risico van de medewerker dat zij gedurende een of meer dagen haar elektronische postbus niet heeft geopend, aldus de Raad. De Raad gaat uit van bekendmaking van de afspraak op 20 januari 2006 en is van oordeel dat de medewerker voldoende tijdig is ingelicht over het gesprek.

(Centrale Raad van Beroep 4 juni 2009, LJN: BI9034)

De Wet elektronisch bestuurlijk verkeer

Sinds 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) opgenomen. Bepaald is dat een bestuursorgaan een bericht dat tot één of meer geadresseerden is gericht, elektronisch kan verzenden, voor zover de geadresseerde kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is. De wet schrijft niet voor hoe de medewerker dit kenbaar kan of moet maken. Wel wordt in de Memorie van Toelichting aangegeven dat de enkele bekendheid van een e-mailadres niet zonder meer voldoende is. 'Wie eenmaal elektronisch bereikbaar was, hoeft dat niet te blijven en het is op de elektronische snelweg heel eenvoudig om een postadres te wijzigen of om over meerdere postadressen te beschikken. De geadresseerde zal derhalve moeten aangeven dat hij voor een bepaald bericht of een bepaalde berichtenuitwisseling elektronisch bereikbaar is en op welk elektronisch postadres hij bereikbaar is', aldus de Memorie van Toelichting.

Kenbaarheid elektronisch adres

Uit de aangehaalde uitspraak van de Centrale Raad van Beroep blijkt dat de kenbaarmaking van een e-mailadres ook minder uitdrukkelijk kan zijn. Omdat de medewerker zelf een aantal malen per e-mail gereageerd had, mocht de werkgever er op vertrouwen dat de medewerker op dat adres langs elektronische weg voldoende bereikbaar was. Een werkgever kan een bericht in ieder geval dus rechtsgeldig elektronisch verzenden als uit de praktijk kan worden afgeleid dat de medewerker langs deze weg voldoende bereikbaar is.

Besluiten elektronisch bekendmaken?

Betekent dit ook dat (formele) besluiten elektronisch bekend gemaakt kunnen worden? Voldoet een elektronisch bericht aan het besluitbegrip in de Awb?

Een besluit is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (artikel 1:3, eerste lid Awb). Deze definitie roept de vraag op of een ‘schriftelijke beslissing’ ook een elektronisch vastgelegde beslissing omvat. Bij de invoering van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer heeft de wetgever besloten niet de definitie aan te passen, maar hij heeft gekozen voor het geven van een ruime, dynamische uitleg aan het begrip schriftelijk. Dit betekent dat een ‘schriftelijke beslissing’ in de zin van artikel 1:3 Awb op papier kan staan, maar ook een elektronisch document kan zijn.

Dit betekent niet dat álle personeelsbesluiten voortaan elektronisch kunnen worden verstuurd, gelet op het kenbaarheidsvereiste in de Awb en het hiervoor besproken oordeel van de Centrale Raad van Beroep. Wil een werkgever overgaan tot elektronische bekendmaking van een personeelsbesluit, dan moet (in ieder geval uit de praktijk) voldoende duidelijk afgeleid kunnen worden dat de medewerker op zijn elektronisch postadres bereikbaar is.

Conclusies en tips

• Een werkgever kan via e-mail rechtsgeldig berichten en besluiten aan zijn medewerkers kenbaar maken als voldoende duidelijk is dat de medewerker op het betreffende e-mailadres bereikbaar is. De enkele bekendheid van een e-mailadres bij de werkgever is onvoldoende om aan te mogen nemen dat de medewerker op dat e-mailadres bereikbaar is.
• Wanneer een medewerker recent door middel van e-mailberichten heeft gecorrespondeerd met de werkgever, mag de werkgever er in beginsel op vertrouwen dat de medewerker op dat e-mailadres bereikbaar is.
• Bij twijfel is het verstandig het besluit ook met de post te versturen.