Wat te doen bij een structureel te laat komende werknemer?

Geschreven door: mr. Gina Geurtsen

Als (overheids)werkgever is het van belang dat je kunt vertrouwen op je werknemers. Het kan echter voorkomen dat één van jouw werknemers herhaaldelijk te laat komt, onbereikbaar is of zelfs helemaal niet op het werk verschijnt. Hoe ga je hier als werkgever mee om en wat kun je doen in een dergelijke situatie? Aan de hand van de rechtspraak zetten we de mogelijkheden op een rij.

Tips op voorhand

Het is als werkgever verstandig om na te denken over het voeren van vast beleid over hoe om te gaan met werknemers die te laat op het werk komen. Dit zorgt er niet alleen voor dat je als werkgever weet wat je te doen staat, maar zorgt er ook voor dat werknemers weten wat de gevolgen zijn als zij zich niet houden aan gemaakte afspraken. Het optreden tegen werknemers die herhaaldelijk te laat komen, zal bovendien een afschrikkende functie hebben voor de andere werknemers.

Voorkomen is beter dan genezen. Zorg er dus op voorhand altijd voor dat de wederzijdse verwachtingen duidelijk zijn én leg afspraken schriftelijk vast. Dit kan bijvoorbeeld in een verzuimprotocol, een personeelshandboek of sanctiebeleid. Tijdens gesprekken met de werknemer en in eventuele (officiële) waarschuwingsbrieven is het vervolgens van belang om naar deze documenten te verwijzen.

Een eerste officiële waarschuwing

Een officiële waarschuwing is veelal de eerste schriftelijke bevestiging dat een werknemer zich niet aan de afspraken houdt. In de waarschuwingsbrief kun je uiteraard wel verwijzen naar eerdere gesprekken die hebben plaatsgevonden. Hoewel er geen wettelijke termijn is waarbinnen je de officiële waarschuwing moet geven, is het van belang dit zo snel mogelijk na het laatste voorval te doen. Dit benadrukt namelijk de ernst van de situatie.  

Neem in de officiële waarschuwing altijd op wanneer de werknemer is gewezen op zijn of haar gedrag, welke afspraken met hem of haar zijn gemaakt, waar deze afspraken zijn terug te vinden én wat de gevolgen zijn als de werknemer zich opnieuw niet aan de afspraken houdt. Door in de waarschuwingsbrief op te nemen dat bij het opnieuw overtreden van de gemaakte afspraken verdergaande stappen worden ondernomen, benadruk je wederom de ernst van de situatie. Bovendien zorg je er hierdoor voor dat de werknemer bekend is met het feit dat bij herhaling strengere maatregelen zullen volgen.

Verdergaande maatregelen

Niet uitbetalen loon
Als de werknemer zich ook na de (eerste) officiële waarschuwing niet aan de afspraken houdt, is het van belang de werknemer hierover weer schriftelijk te informeren en te waarschuwen. Dit kan door een tweede officiële waarschuwing, waarin ook verdergaande maatregelen kunnen worden opgelegd. Bij het te laat komen, en daarmee dus het niet verrichten van werk, bestaat de mogelijkheid om op grond van artikel 7:628 BW het loon niet uit te betalen over de periode waarin de werknemer geen werkzaamheden heeft verricht. Het niet verrichten van werk komt namelijk in het geval van te laat komen voor rekening en risico van de werknemer.

Verwijs in de tweede officiële waarschuwing naar de eerdere waarschuwing, de gemaakte afspraken en de data waarop herhalingen – en eventuele persoonlijke gesprekken daarover - hebben plaatsgevonden.

Ontslag (al dan niet op staande voet)

Uit de rechtspraak volgt dat er in de situatie waarin een werknemer te laat op het werk verschijnt niet zomaar tot ontslag (op staande voet) kan worden overgegaan. Er is echter geen wettelijk minimum aantal waarschuwingen dat een werkgever dient te geven. Van belang is dat het gaat om een structureel probleem, waarbij de werknemer meerdere keren is gewezen op het feit dat de werkgever maatregelen zal treffen als herhaling van dergelijke incidenten plaatsvindt (ECLI:NL:GHAMS:2016:5244).

Bovendien volgt uit de rechtspraak dat het aan de werkgever is om aan te tonen dat de waarschuwingsbrief ook daadwerkelijk bij de werknemer is aangekomen, mocht de werknemer dit betwisten, bijvoorbeeld door het persoonlijk overhandigen van de brief (ECLI:NL:RBNHO:2022:338). Daarom is het verstandig om de brief altijd aangetekend te verzenden. Daarnaast is het aan te raden de brief niet alleen per post, maar ook per e-mail te versturen. Voor de dossieropbouw adviseren wij de waarschuwingsbrief ook altijd in het personeelsdossier te bewaren en de werknemer hiervan op de hoogte te brengen.
 
Wanneer sprake is van structureel te laat komen en van meermaals waarschuwen, verschilt per situatie. We hebben hieronder enkele voorbeelden uit de rechtspraak opgenomen.

Rechtsgeldig ontslag op staande voet
De rechtbank Noord-Holland oordeelde in 2022 dat het geven van in ieder geval drie officiële waarschuwingen in een periode van 1,5 jaar waarin de werknemer twaalf keer te laat kwam, voldoende was om over te gaan tot ontslag op staande voet. Hierbij speelde ook een rol dat het niet slechts ging om enkele minuten te laat komen (ECLI:NL:RBNHO:2022:338). Het gerechtshof Amsterdam stelde een werkgever in het gelijk die een werknemer op staande voet heeft ontslagen, nadat er in 2,5 jaar vier officiële waarschuwingen waren gegeven (ECLI:NL:GHAMS:2018:3243).

Geen rechtsgeldig ontslag op staande voet
Het gerechtshof Amsterdam oordeelde in 2023 in een situatie waarin eveneens drie officiële waarschuwingen waren gegeven, dat dit niet voldoende was voor een ontslag op staande voet. Hierbij speelde een rol dat niet was komen vast te staan dat er een herhaaldelijk patroon van te laat komen was. De werkgever had slechts aangegeven dat de werknemer ‘eerder te laat was gekomen’. Volgens het Hof had het op de weg van de werkgever gelegen deze stelling nader te onderbouwen. Bovendien maakte de werkgever slechts één avond van tevoren de planningen voor de dag erna kenbaar, hetgeen er volgens het Hof voor zorgt dat dergelijke situaties – waarin een werknemer te laat komt – in de hand worden gewerkt (ECLI:NL:GHAMS:2023:1369).

Uit bovenstaande kunnen we afleiden dat de reden waarom de werknemer te laat komt, niet mag liggen in een omstandigheid die niet voor zijn of haar rekening dient te komen. Hierbij kan ook worden gedacht aan ziekte of bijzondere persoonlijke omstandigheden (ECLI:NL:GHSHE:2008:BG6625). Vereist voor een beroep op ziekte is echter wel dat de werknemer zich heeft ziekgemeld bij de werkgever (ECLI:NL:RBNHO:2022:338).

Tips voor de praktijk

• Maak op voorhand duidelijke afspraken binnen de organisatie en maak deze afspraken kenbaar bij de werknemers;
• Probeer de werknemer altijd eerst te bereiken en zorg dat hiervan voldoende bewijs is, zoals gespreksverslagen, (WhatsApp)berichten of (gemiste) oproepen;
• Wijs de werknemer er (mondeling) op dat hij/zij (wederom) te laat is, en geef een officiële waarschuwing;
• Tref nadere maatregelen, zoals het inhouden van het loon, en neem deze maatregelen op in een tweede officiële waarschuwing;

Als bovengenoemde maatregelen geen effect hebben en sprake is van een structureel probleem waarvoor meerdere keren gewaarschuwd is, kan de arbeidsovereenkomst worden beëindigd (al dan niet op staande voet).

Leg altijd alle stappen schriftelijk vast, verstuur deze zowel aangetekend per post als per e-mailbericht aan de werknemer, én neem deze op in het personeelsdossier. Een goed opgebouwd dossier zorgt voor een sterkere positie bij de rechter.

Heeft u advies of hulp nodig bij het opstellen van een (waarschuwings)brief of de verdere aanpak bij herhaaldelijk te laat komen? Neem contact met ons op. Wij helpen u graag verder.