Aanbestedingsprocedures en aanbestedingsdocumenten

Een aanbesteding is een procedure waarbij een opdrachtgever bekendmaakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren. Het gaat dan meestal om grote opdrachten. De opdrachtgever vraagt marktpartijen om voor een bepaalde datum een offerte in te dienen. Na afloop van deze datum sluit de inschrijving en beslist de opdrachtgever wie de opdracht krijgt. Het verlenen van een opdracht wordt de gunning genoemd. Het doel van een aanbestedingsprocedure is om concurrentie te bevorderen en gelijke kansen te creëren.

Aanbestedingsprocedures

Bij het plaatsen van een opdracht kan de opdrachtgever kiezen uit verschillende aanbestedingsprocedures. Er zijn op grond van de Europese Richtlijn Overheidsopdrachten vijf aanbestedingsprocedures:

1. De openbare aanbestedingsprocedure
2. De niet-openbare procedure
3. De procedure met onderhandelingen en voorafgaande bekendmaking
4. De procedure met onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking
5. De concurrentiegerichte dialoog

Opdrachten met een waarde boven de Europese drempelwaarde moeten volgens de Europese procedure worden aanbesteed. De Europese procedure kan zowel de openbare als de niet-openbare procedure zijn. De opdracht wordt bekendgemaakt in het EU-publicatieblad. Opdrachten met een waarde onder de Europese drempelwaarde hoeven niet Europees te worden aanbesteed. Op de nationale aanbestedingsprocedure is het inkoopbeleid van de eigen organisatie van toepassing. Daarnaast zijn de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht van toepassing.

Aanbestedingsprocedure: selectie- en gunningscriteria

Bij aanbestedingen worden selectiecriteria opgesteld om te bepalen of bedrijven de opdracht kunnen uitvoeren. Voorbeelden van selectiecriteria zijn: omzet, solvabiliteit, referenties en technische mogelijkheden. Daarnaast worden ook gunningscriteria opgesteld. De gunningscriteria zijn niet gericht op kenmerken van marktpartijen, maar op kenmerken van de offerte. De volgende gunningscriteria zijn mogelijk: de economisch meest voordelige aanbieding (prijs-kwaliteit), de laagste prijs, leveringsvoorwaarden en bepaalde kwaliteits- of milieucriteria.

Aanbestedingsprocedure en raamovereenkomsten

Als bepaalde opdrachten met enige regelmaat worden verstrekt, kan het raadzaam zijn een raamovereenkomst te sluiten met één of meerdere ondernemers. De raamovereenkomst is juridisch gezien geen echte overeenkomst maar een voorbereidende stap voor het plaatsen van de opdracht. Bij het sluiten van een raamovereenkomst ontstaat geen afnameplicht. Wel ontstaat er een verplichting om een opdracht die voldoet aan de voorwaarden van de raamovereenkomst bij de contractsluitende partijen onder te brengen. In de raamovereenkomst wordt een looptijd afgesproken waaraan een aantal voorwaarden zijn verbonden (zoals prijs, kwaliteit, levertijd en hoeveelheid) waaronder de opdrachten zullen worden gegund. Als de gezamenlijke waarde van de opdrachten die vallen onder de raamovereenkomst de Europese aanbestedingsdrempel overstijgt, ontstaat de verplichting om voor het sluiten van een raamovereenkomst een Europese aanbestedingsprocedure te  volgen.

Ondersteuning in iedere fase van de aanbestedingsprocedure

Aanbestedingen bieden optimale mogelijkheden om de beste prijs-kwaliteit-verhouding te behalen. Wel kost het volgen van een aanbestedingsprocedure veel tijd en energie en leidt dit vaak tot juridificering van het inkoopproces. 

Vijverberg Advocaten & Adviseurs beschikt over de specialistische kennis om u in iedere fase van de aanbestedingsprocedure te ondersteunen. U kunt hierbij denken aan:

• het formuleren van inkoopbeleid;
• het beoordelen of een opdracht aanbestedingsplichtig is, welke regelgeving van toepassing is en of een specifieke inschrijver of inschrijving geweigerd kan worden;
• het adviseren bij aanbestedingsgeschillen en het beoordelen van de juridische risico’s;
• het opzetten van een aanbestedingsstrategie, het plannen van een aanbestedingsprocedure en het opstellen van aanbestedingsdocumenten (inclusief concept-overeenkomst);
• het opstellen van afwijzingsbrieven van inschrijvingen in verband met de motiveringsplicht;
• het opstellen van een raamovereenkomst en nadere overeenkomst(en). 

Heeft u vragen over aanbestedingsprocedures? Onze advocaten en adviseurs helpen u graag. Neem contact op met onze specialisten: 079 - 3631919 of mail ons.