Privacy en de AVG: mag je (ongevraagd) nieuwsbrieven versturen?

Veel bedrijven sturen hun klanten een nieuwsbrief via de post of per e-mail. Maar mag dit zomaar? Het antwoord is nee, het versturen van nieuwsbrieven is gebonden aan regels. Voor het versturen van een nieuwsbrief worden persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld het postadres of bij digitale verzending het e-mailadres en soms ook de naam van de ontvanger. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bevat algemene regels met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens. De Telecommunicatiewet bevat specifieke regels die van toepassing zijn op digitale versturing van nieuwsbrieven. 

Nieuwsbrieven verstuurd per e-mail

Nieuwsbrieven mogen alleen per e-mail gestuurd worden als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• de ontvanger is een bestaande klant;
• de klant is de gelegenheid geboden om kosteloos en op gemakkelijke wijze verzet aan te tekenen (uitschrijfmogelijkheid);
• de klant heeft geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid verzet aan te tekenen; en
• de nieuwsbrief heeft betrekking op gelijksoortige producten of diensten die de klant eerder heeft gekocht.

Als de nieuwsbrief naar een rechtspersoon of een natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf gestuurd wordt, mag dit:

• als de ontvanger bewust een e-mail adres heeft gepubliceerd voor dit doeleinde. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een e-mail adres als salesaanbiedingen [at] bedrijfsnaam [dot] nl;
• als de ontvanger gevestigd is in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en voldaan is aan de in dat land geldende voorschriften voor het versturen van ongevraagde communicatie.

In alle andere gevallen is het toesturen van de nieuwsbrief per e-mail alleen toegestaan als daar vooraf toestemming voor is gegeven door de ontvanger.

Nieuwsbrieven verstuurd per post

Het versturen van een nieuwsbrief per post mag alleen als daar een wettelijke grondslag voor is zoals opgenomen in artikel 6 van de AVG. Deze wettelijke grondslag is niet nodig als de nieuwsbrief gestuurd wordt naar een bedrijf en voor het versturen alleen gegevens worden gebruikt die niet te herleiden zijn tot een persoon. De brief wordt dan bijvoorbeeld ter attentie van de directeur verstuurd, zonder daarbij de naam van de directeur te vermelden.
De grondslagen die voor het versturen van nieuwsbrieven in aanmerking komen zijn:

• toestemming (artikel 6 lid 1, sub a AVG);
• gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1, sub f AVG).

Toestemming

De toestemming moet vrij gegeven zijn, dat betekent dat de weigering van toestemming er niet toe mag leiden dat deze persoon anders een dienst wordt geweigerd. Er mag geen twijfel over bestaan voor welk specifiek gebruik van de gegevens iemand toestemming heeft gegeven. De betrokkenen moeten duidelijk geïnformeerd worden voordat zij toestemming geven. Ook moet sprake zijn van een duidelijke actieve handeling, het gebruik van voor-aangevinkte vakjes is bijvoorbeeld niet toegestaan. De toestemming moet aangetoond kunnen worden. Daarnaast moet de toestemming op elk gewenst moment en op een gemakkelijke manier weer ingetrokken kunnen worden. Er moet aangetoond kunnen worden dat toestemming gegeven is en op basis van welke informatie iemand de toestemming heeft gegeven.

Gerechtvaardigd belang

Ook het gerechtvaardigd belang kan als wettelijke grondslag dienen. Bij het versturen van nieuwsbrieven kan bijvoorbeeld het commercieel belang een gerechtvaardigd belang opleveren. Wel moet altijd gekeken worden of er niet een minder ingrijpende manier is om het commerciële belang te bereiken. Ook moet afgewogen worden hoe de belangen van het bedrijf zich verhouden tot die van de ontvanger. Als bijvoorbeeld een bedrijf elke dag een pagina’s dikke nieuwsbrief verstuurt, zal het commerciële belang van het bedrijf minder snel zwaarder wegen dan het belang van ontvanger op bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens dan wanneer een bedrijf 2 keer per jaar een nieuwsbrief van 1 pagina groot verstuurt. Indien het gaat om een bestaande klant, dan speelt ook de vraag wat deze klant redelijkerwijs aan aanbiedingen mocht verwachten een rol bij de vraag of sprake is van een gerechtvaardigd belang. 

Indien gegevens verzameld zijn voor een ander doel dan het versturen van nieuwsbrieven

Vaak zijn de persoonsgegevens verzameld voor een ander doel dan het versturen van nieuwsbrieven. Bijvoorbeeld om aankopen van klanten af te kunnen handelen. Is het oorspronkelijke doel verenigbaar met het doel dat beoogd is met het versturen van de nieuwsbrieven, dan mogen de gegevens ook gebruikt worden voor het versturen van nieuwsbrieven (ervan uitgaande dat voor de eerste verwerking een grondslag bestond!). Er moet wel aangetoond kunnen worden dat beoordeeld is of het nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. 

De volgende aspecten spelen een rol bij de beoordeling naar verenigbaarheid:

• Welke verbanden zijn er tussen de doelen waarvoor de gegevens verzameld zijn en het versturen van de nieuwsbrieven? Zijn bijvoorbeeld de doelen van zowel de oorspronkelijke als de nieuwe verwerking gericht op dezelfde en/of wel sterk verbonden thema’s of sectoren? Draagt het doel van de nieuwe verwerking bij aan de realisatie van het doel van de oorspronkelijke verwerking? Ligt het gebruik van de gegevens voor het nieuwe doel voor de betrokkene in de lijn der verwachting?
• Binnen welk kader zijn de persoonsgegevens verzameld, wat is de verhouding tussen het bedrijf en de ontvanger van de nieuwsbrieven? Zijn bijvoorbeeld de gegevens op grond van een publiekrechtelijke verplichting door de betrokkene verstrekt? Was de betrokkene verplicht de gegevens beschikbaar te stellen ten behoeve van de verzameling voor het oorspronkelijke doel? Mocht de betrokkene ten tijde van de verzameling van de gegevens ervan uitgaan dat de gegevens voor geen enkel ander doel (dan het oorspronkelijke doel) verwerkt zouden worden? Heeft de betrokkene bij het verzamelen van de gegevens voor het oorspronkelijke doel de mogelijkheid gehad verwerking voor een ander doel uit te sluiten?
• Wat zijn de eventuele privacy-gevolgen voor de klant? Zo zal het privacy-gevolg voor een klant die in een woongroep woont en een aankoop heeft gedaan bij een seksshop en vervolgens een nieuwsbrief van deze seksshop ontvangt groter zijn dan het privacy-gevolg voor een klant die alleen woont en een aankoop heeft gedaan bij de groenteboer en daar vervolgens een nieuwsbrief van ontvangt.

Ingeschreven in Postfilter

Als iemand staat ingeschreven in het Postfilter (een register waarin men kan aangeven geen aanbiedingen per post te willen ontvangen) mag aan diegene geen post gestuurd worden, tenzij die persoon klant is. 

Conclusie

• Voor het versturen van nieuwsbrieven per e-mail is vooraf toestemming nodig van de ontvanger, tenzij de ontvanger een bestaande klant is en de klant geen verzet heeft aangetekend én de nieuwsbrief betrekking heeft op eigen gelijksoortige producten of diensten. Ook voor het versturen van nieuwsbrieven per e-mail naar rechtspersonen is vooraf toestemming nodig. Dit is alleen anders indien een bedrijf bewust een e-mailadres heeft gepubliceerd voor dit doeleinde, of indien de nieuwsbrief gestuurd wordt aan een bedrijf in een land buiten de EER, waarbij voldaan is aan de in dat land geldende voorschriften voor het versturen van ongevraagde communicatie.
• Een nieuwsbrief mag per post verstuurd worden indien er toestemming is verleend voor het versturen van nieuwsbrieven of indien er een gerechtvaardigd belang is, bijvoorbeeld een marketingbelang. Ook mag een nieuwsbrief verstuurd worden als het doel van het gebruik van de persoonsgegevens voor deze versturing verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor de persoonsgegevens verzameld zijn én als voor het oorspronkelijke doel een wettelijke grondslag aanwezig is. Voorts dient de ontvanger als deze een niet bestaande klant is, niet ingeschreven te staan in het Postfilter. Naar rechtspersonen mag een nieuwsbrief gestuurd worden mits de versturing niet herleidbaar is tot een persoon.