Mag de werkgever e-mails van medewerkers controleren?

Een werkgever leest de e-mails van een medewerker die hij vanaf zijn werkaccount heeft verzonden en treft daar privéberichten in aan. Mag de werkgever zich toegang verschaffen tot de e-mailbox van zijn medewerkers?

Openen zakelijke e-mails van werknemer: de jurisprudentie

Op 12 januari 2016 oordeelt het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) dat een Roemeense werkgever de e-mails op het zakelijke e-mailaccount van een medewerker gedurende negen dagen heeft mogen monitoren en van de inhoud daarvan kennis heeft mogen nemen (zaak BARBULESCU t. ROEMENIE – Verzoekschrift nr, 61496/08).

Het e-mailaccount was door de werkgever aan de medewerker ter beschikking gesteld voor zakelijke doeleinden, waarbij aan de werknemer expliciet duidelijk was gemaakt dat het verboden was het account voor persoonlijke doeleinden te gebruiken. De werkgever wilde werknemers monitoren om na te gaan of de professionele resultaten tijdens werktijd werden behaald. De werknemer gaf desgevraagd aan het e-mailaccount alleen voor zijn werk te gebruiken. Omdat de werkgever geen andere middelen had om het gebruik van e-mail en internet voor professionele doeleinden te monitoren, achtte het EHRM het terecht dat de werkgever de e-mails van de werknemer las. De werkgever mocht deze informatie vervolgens gebruiken in een disciplinaire procedure tegen de werknemer.

De uitspraak van het EHRM sluit aan bij de in Nederland bekende jurisprudentie van de Centrale Raad van Beroep. Op 10 juni 2009 oordeelde de Raad al dat het openen van een e-mailbox van een werknemer moet worden beschouwd als de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (ECLI:NL:CRVB:2009:BJ0711). Deze gegevensverwerking kan gerechtvaardigd zijn als het noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan. Op 20 oktober 2011 oordeelde de Raad dat een werkgever terecht de e-mailbox van een werknemer had geopend in verband met de langdurige afwezigheid van een werknemer (ECLI:NL:CRVB:2011:BU1965). Ook onder de huidige Europese privacywetgeving kan, gelet op de uitspraak van het EHRM, een werkgever dus kennisnemen van de e-mails die een werknemer vanaf zijn zakelijk account heeft verstuurd als daarvoor een goede reden is.

Openen zakelijke e-mails: de praktijk

Als werkgever mag u de e-mailbox van het zakelijke account van uw werknemers openen als daartoe een gerechtvaardigd belang aanwezig is. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij langdurige afwezigheid van een werknemer of als er een vermoeden is van plichtsverzuim. In dergelijke gevallen kan, met een beroep op artikel 8, aanhef en onder e van de Wet bescherming persoonsgegevens, kennis genomen worden van deze e-mails. Wel dienen daarbij de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit in acht te worden genomen. Dat houdt in dat de inbreuk op de privacy van de werknemer in een juiste verhouding dient te staan tot het belang van de werkgever bij kennisname van de e-mails. Ook moet geen ander, minder ingrijpend middel voorhanden zijn om tot hetzelfde doel te komen. De werkgever dient het openen van de e-mailbox van zijn werknemers dus wel te motiveren.

Tips voor de praktijk:

• Stel een internet- en e-mailprotocol op binnen uw organisatie waarin het gebruik van deze middelen voor privédoeleinden niet of slechts in beperkte mate wordt toegestaan en publiceer dit protocol binnen de organisatie.
• Leg daarin tevens vast dat u bevoegd bent kennis te nemen van de inhoud van de e-mails die via het zakelijke account worden verzonden als daartoe aanleiding bestaat. Het kennisnemen van de inhoud van e-mails zal sneller de toets der kritiek kunnen doorstaan als uw werknemers van tevoren zijn gewezen op de mogelijkheid daartoe.
• Betrek de OR bij het vaststellen van het protocol.
• Motiveer het besluit tot inzage in de e-mailbox van de medewerker door het belang daarvan te omschrijven.