Vergeet de gemachtigde niet!

Een advocaat maakt namens een ambtenaar bezwaar tegen het opleggen van voorwaardelijk strafontslag. De werkgever verklaart het bezwaar ongegrond en stuurt deze beslissing naar de ambtenaar. De advocaat wordt pas later door de ambtenaar op de hoogte gebracht van deze beslissing. De advocaat stelt beroep in bij de rechtbank. Het beroepschrift blijkt te zijn ingediend na het verstrijken van de beroepstermijn, gerekend vanaf de verzending van de beslissing aan de ambtenaar. Is het beroep te laat ingediend? Wanneer is de beroepstermijn gaan lopen?

De uitspraak

De Centrale Raad van Beroep oordeelt dat de beroepstermijn niet is overschreden. Uitgangspunt is dat een besluit bekend wordt gemaakt aan de gemachtigde, indien het bestuursorgaan ervan op de hoogte is dat belanghebbende een gemachtigde heeft. De advocaat was bij de werkgever bekend als de gemachtigde van de ambtenaar, maar hoorde pas later via de ambtenaar van de beslissing op bezwaar. De Raad geeft aan dat de beroepstermijn pas op dat moment gaat lopen. Omdat de advocaat vervolgens binnen zes weken beroep heeft ingesteld, is het beroep ontvankelijk. (Centrale Raad van Beroep 18 augustus 2005, LJN: AU1920)

Bijstand en vertegenwoordiging

Een ieder mag zich ter behartiging van zijn belangen in het verkeer met een bestuursorgaan laten bijstaan door een raadsman of raadsvrouwe of zich door een gemachtigde laten vertegenwoordigen (artikel 2:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht). Dat geldt ook voor een ambtenaar in zijn contacten met het bestuursorgaan dat zijn werkgever is. Dit recht geldt zowel voor de fase waarin besluiten worden voorbereid als voor de fase van bezwaar. Vergelijkbare regels zijn overigens van toepassing voor de fase van beroep bij de rechter (artikel 8:24 van de Awb).

Onderzoek naar de persoon

Niet in alle gevallen heeft een ambtenaar het recht om zich te laten vertegenwoordigen. Geen recht op bijstand of vertegenwoordiging bestaat in een situatie waarin bij de beslissing die wordt voorbereid de belangen van een persoon niet rechtstreeks op het spel staan, maar waarin bijvoorbeeld onderzoek wordt gedaan naar de kennis, de gezondheid of de eigenschappen van een ambtenaar. Te denken valt aan een examen, een medische keuring of een sollicitatiegesprek. In dat geval heeft de ambtenaar geen recht op vertegenwoordiging of bijstand. Dit geldt ook voor functionerings- en voortgangsgesprekken. Het is niettemin denkbaar dat het bestuursorgaan in bepaalde situaties, bijvoorbeeld bij een medische keuring of een functioneringsgesprek, tegen bijstand door een raadsman of raadsvrouwe geen bezwaar heeft. Vertegenwoordiging is in de hierboven genoemde onderzoekssituaties natuurlijk niet goed denkbaar, omdat persoonlijke aanwezigheid en deelname van betrokkene gewenst is.

Er bestaat wel recht op bijstand of vertegenwoordiging ter behartiging van rechtspositionele belangen en in alle fasen van een juridische (bezwaar- of beroeps-) procedure. Bijvoorbeeld bij het voeren van een zienswijzegesprek over een voorgenomen besluit of bij een hoorzitting in een bezwaarprocedure.

Toerekening aan gemachtigde

Welke actie kunt u van een gemachtigde verwachten? Vaak schrijft de gemachtigde verzoeken een besluit te nemen, een zienswijze op een voorgenomen besluit of een bezwaarschrift tegen een ongewenst besluit. Ook kan de gemachtigde optreden in zienswijzegesprekken en tijdens hoorzittingen in de bezwaarprocedure. Handelingen van een gemachtigde worden toegerekend aan de vertegenwoordigde persoon. Als een gemachtigde bijvoorbeeld een bezwaarschrift indient, is het bezwaar formeel afkomstig van de ambtenaar, die wordt vertegenwoordigd. De toelichting van de gemachtigde tijdens een hoorzitting is te beschouwen als een toelichting van de vertegenwoordigde persoon. Dat betekent ook dat als de gemachtigde door omstandigheden te laat is met het indienen van een bezwaar- of beroepschrift, degene die hij of zij vertegenwoordigt daar niets meer aan kan doen. Het is in ieder geval geen reden om daarom toch een bezwaarschrift ontvankelijk te verklaren.

Toezending stukken

Uit de hiervoor besproken uitspraak blijkt dat een beslissing op bezwaar in ieder geval bekend moet worden gemaakt aan de gemachtigde, indien het bestuursorgaan op de hoogte is van diens optreden. Gebeurt dat niet, dan is de beslissing normaal gesproken niet op de voorgeschreven wijze bekend gemaakt en gaat de beroepstermijn niet lopen. Dat betekent onder andere dat de vertegenwoordigde persoon langer dan strikt noodzakelijk de beslissing kan aanvechten.

Ook een primair besluit moet in de eerste plaats aan de gemachtigde bekend worden gemaakt. Zo oordeelde de Centrale Raad van Beroep dat de bezwaartermijn pas was gaan lopen de dag nadat het besluit naar de gemachtigde was gezonden. Dit was ruim anderhalf maand later dan de verzending van het besluit naar de belanghebbende (Centrale Raad van Beroep van 18 november 2003, LJN: AN8942, AB 2004/72).

Als in een bezwaarschriftprocedure bekend is dat bezwaarde zich laat vertegenwoordigen, moeten ook alle andere ‘op de procedure betrekking hebbende stukken’ in ieder geval naar de gemachtigde worden gestuurd (artikel 6:17 van de Awb). Het gaat dan niet alleen om de beslissing op bezwaar, maar ook om:

• het bezwaardossier op basis waarvan de beslissing op bezwaar zal worden genomen (dat kan ook ter inzage worden gelegd);
• de uitnodiging voor de hoorzitting;
• andere procedureberichten, zoals berichten over de beslistermijn;
• het verslag van de hoorzitting;
• het advies van een adviescommissie.

Om er bij verzending geheel zeker van te zijn dat stukken en met name besluiten bij de gemachtigde aankomen, is het verstandig deze stukken aangetekend te versturen. Uit vaste jurisprudentie van de Centrale Raad van Beroep blijkt dat het in beginsel voor rekening van de afzender komt, als een niet-aangetekend stuk niet of niet tijdig wordt ontvangen.

Conclusie en tips

Als bekend is dat een persoon zich laat vertegenwoordigen door een gemachtigde, moet het contact met de ambtenaar in beginsel via de gemachtigde lopen. Primaire besluiten, verslagen, beslissingen op bezwaar en andere op de zaak betrekking hebbende stukken moeten in ieder geval aan de gemachtigde worden toegezonden. Het is verstandig besluiten aangetekend te verzenden zodat duidelijk is dat en wanneer de bezwaar- of de beroepstermijn is gaan lopen.