Als een bezwaarschrift niet voldoet aan de eisen die de Algemene wet bestuursrecht (Awb) stelt, kan het niet-ontvankelijk worden verklaard. Wel moet bezwaarde in de gelegenheid worden gesteld het gebrek te herstellen. Hij krijgt daarvoor een termijn. Wat is een redelijke hersteltermijn? Wanneer kun je overgaan tot niet-ontvankelijkverklaring? De hersteltermijn staat centraal in de uitspraak van de Centrale Raad van Beroep van 26 mei 2011 (LJN: BQ8056).
Eisen bezwaarschrift en hersteltermijn
Welke eisen stelt de Awb eigenlijk aan een bezwaarschrift? Het indienen van bezwaar moet schriftelijk (per brief of - als hiertoe de mogelijkheid is geopend - digitaal) gebeuren. Een correct bezwaarschrift is ondertekend en bevat de naam van bezwaarde, zijn adres en dagtekening in verband met mogelijke vragen over de tijdige ontvangst van het bezwaar. Verder moet het een omschrijving van het bestreden besluit bevatten en de gronden van bezwaar (een motivering). Als een bezwaarschrift niet aan deze eisen voldoet, kan het bestuursorgaan het bezwaar niet-ontvankelijk verklaren zodat het niet inhoudelijk behandeld hoeft te worden. Dat kan echter alleen als bezwaarde de mogelijkheid heeft gehad het gebrek binnen een redelijke termijn te herstellen. Wat is in dit geval een redelijke termijn?
Casus
Een ambtenaar dient een bezwaarschrift in, maar zonder gronden. Hij krijgt een hersteltermijn van twee weken om zijn motivering alsnog aan te leveren. Die termijn valt samen met de laatste twee weken van het jaar. De ambtenaar dient zijn gronden twee dagen ná het verlopen van de termijn in. Het bestuursorgaan verklaart het bezwaar niet-ontvankelijk omdat bezwaarde niet binnen de gestelde termijn zijn gronden heeft ingediend. De Centrale Raad van Beroep oordeelt dat de gegeven hersteltermijn te kort was nu de kerstdagen binnen de gegeven twee weken vielen. Daardoor was maar een beperkt aantal werkdagen beschikbaar. De Raad vond de niet-ontvankelijkverklaring na een kleine overschrijding van een eerste beperkte herstelmogelijkheid te rigide. De geboden termijn was niet redelijk (Centrale Raad van Beroep 26 mei 2011 (LJN: BQ8056).
Redelijke hersteltermijn
Wat kunnen we hieruit opmaken? Veel organisaties hanteren immers een hersteltermijn van twee weken. Is dat onder normale omstandigheden een redelijke termijn? In 2008 beantwoordt de Raad deze vraag voor de situatie dat een advocaat zijn volmacht niet had overgelegd. De advocaat krijgt een termijn van twee weken om dit gebrek te herstellen, maar overlegt de volmacht een paar dagen na afloop van de termijn. De Raad oordeelt dat het bestuursorgaan in dit geval bevoegd was om het bezwaar niet-ontvankelijk te verklaren (16 oktober 2008, LJN: BG3583). Een termijn van twee normale werkweken kan dus voldoende zijn. De vraag is of de Raad het ook voldoende zal achten als sprake is van een ander gebrek, zoals het ontbreken van de gronden van het bezwaar. Of sprake is van een redelijke termijn zal immers ook afhangen van de aard van het gebrek en de omstandigheden van het geval. Gelet op genoemde uitspraken lijkt het erop dat de Raad in de regel een termijn van twee weken redelijk zal vinden, tenzij sprake is van bijzondere omstandigheden. Naast feestdagen zou bijvoorbeeld vakantie van een ambtenaar reden kunnen zijn om een uitzondering te maken op de twee weken termijn.
Waarschuwing
Uit de jurisprudentie blijkt voorts dat een ambtenaar erop gewezen moet worden dat de mogelijkheid bestaat dat zijn bezwaar niet-ontvankelijk kan worden verklaard als hij het gebrek niet-tijdig herstelt. De ambtenaar moet de eventuele fatale gevolgen kennen, voordat kan worden overgegaan tot niet-ontvankelijk verklaring. Als nagelaten wordt dit te melden en het bezwaar wordt toch niet-ontvankelijk verklaard, zal de rechter dit niet goedkeuren en zal een eventueel beroep van de ambtenaar gegrond worden verklaard (zie bijvoorbeeld CRvB, 13 mei 2003, LJN:AF8487).
Tips
Om te voorkomen dat een niet-ontvankelijkverklaring wegens een gebrek aan het bezwaarschrift de rechterlijke toets niet doorstaat, een aantal tips:
- Geef in de brief duidelijk aan dat het bezwaar bij niet tijdige aanvulling niet-ontvankelijk kan worden verklaard.
- Om te voorkomen dat discussie ontstaat over de redelijkheid van de termijn, kun je na afloop van de hersteltermijn nog eenmaal een brief sturen waarin gevraagd wordt waarom het gebrek nog niet is hersteld en daarin een nieuwe termijn geven.
- Blijft bezwaarde ook dan in verzuim, verklaar het bezwaar dan niet-ontvankelijk.