Geschreven door: Daniël Andela
Per 1 november 2024 moeten overheden verplicht informatie die valt onder de eerste vijf informatiecategorieën van de Woo, uit eigen beweging, openbaar maken. Dat heeft de staatssecretaris voor Koninkrijksrelaties en Digitalisering, Alexandra van Huffelen, donderdag 6 juni 2024 in een brief aan de Tweede Kamer bekendgemaakt.
Welke informatie moet actief openbaar worden gemaakt?
De Wet open overheid (hierna: ‘Woo’) verplicht overheidsorganisaties zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken, indien dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is. In artikel 3.3 van de Woo staan zeventien categorieën informatie opgesomd die bestuursorganen – op termijn – openbaar moeten gaan maken. Deze verplichting treedt de komende jaren gefaseerd, per categorie in werking. Nu is de termijn voor de eerste vijf categorieën bekendgemaakt. Het gaat om de categorieën:
- Wetten en algemeen verbindende voorschriften (art. 3.3, eerste lid, onderdeel a);
- Overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, eerste lid, onderdeel b);
- Organisatie en werkwijze (art. 3.3, eerste lid, onderdeel d);
- Bereikbaarheidsgegevens (art. 3.3, eerste lid, onderdeel e);
- Vergaderstukken Staten-Generaal (art. 3.3, tweede lid, onderdeel b).
Wetten, algemeen verbindende voorschriften, overige besluiten van algemene strekking en vergaderstukken Staten-Generaal worden op dit moment vaak al openbaar gemaakt. Nieuw is de informatie die openbaar dient te worden gemaakt over de organisatie en werkwijze, en over bereikbaarheidsgegevens. Bestuursorganen maken op grond van onderdeel d, actief openbaar hoe het is ingericht en welke onderdelen met welke taken zijn belast. Aan deze eis kan bijvoorbeeld worden voldaan door het plaatsen van een organogram op de website, waarin per onderdeel de taken en bevoegdheden staan vermeld.
Daarnaast moet, op grond van onderdeel e, informatie over de bereikbaarheid van de organisatieonderdelen actief openbaar worden gemaakt. Het gaat dan om het bezoekadres en de wijze waarop een afspraak kan worden gemaakt, het telefonisch doorkiesnummer en hoe je het organisatieonderdeel elektronisch kunt bereiken. Ook moet worden aangegeven hoe een Woo-verzoek kan worden ingediend en hoe de Woo-contactpersoon kan worden bereikt.
Wijze van openbaarmaking
De informatie uit de categorieën moet openbaar worden gemaakt via de Woo-index. De Woo-index is een centraal platform waar alle gepubliceerde informatie uit de informatiecategorieën vindbaar en doorzoekbaar is. Om dit te realiseren moeten overheden de vindplaatsen (URL’s) van internetlocaties waar zij documenten openbaar maken, invullen in de Woo-index. Dit betekent dus dat bestuursorganen de informatie zelf op hun eigen website moeten publiceren.
Voor de bereikbaarheidsgegevens is dit net even anders. Hiervoor geldt dat deze openbaar worden gemaakt in het Register van Overheidsorganisaties (ROO). De meeste bestuursorganen staan al in dit register opgenomen. De bereikbaarheidsgegevens rond het indienen van een Woo-verzoek moeten wel via de Woo-index worden gepubliceerd.
Ook bij het actief openbaar maken van informatie dient te worden onderzocht of in de documenten informatie staat die op grond van artikel 5.1 of 5.2 Woo niet voor openbaarmaking in aanmerking komt. Dat is bijvoorbeeld het geval als in de documenten persoonsgegevens staan, waarbij het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zwaarder weegt dan het belang van het openbaar zijn van die persoonsgegevens.
Zijn er sancties als er niet actief openbaar wordt gemaakt?
Actieve openbaarmaking gebeurt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na vaststelling of ontvangst van de informatie. Als deze termijn wordt overschreden volgen er geen directe sancties, zoals boetes. Wel is het mogelijk om een verzoek tot openbaarmaking van de betreffende informatie in te dienen volgens artikel 4.1 van de Woo. Vervolgens kan een rechter een oordeel vellen over het (al dan niet nemen van een) besluit op dat verzoek. Daarnaast kunnen beroepsgroepen die belang hebben bij het gebruik van publieke informatie terecht bij het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding, zoals beschreven in hoofdstuk 7 van de Woo.
Uitgezonderd van actieve openbaarmaking
Sommige organisaties zijn tijdelijk uitgezonderd van de plicht tot actieve openbaarmaking. Uit de Tijdelijke regeling uitzonderen bestuursorganen van de actieve openbaarmakingsplicht Woo volgt dat artikel 3.3 eerste lid, onderdeel d en e van de Woo niet van toepassing is op:
- bestuursorganen bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel b, van de Algemene wet bestuursrecht;
- onderwijsinstellingen genoemd in onderdeel a van de bijlage bij artikel 1.8, tweede lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en onderwijsinstellingen waarvan het bevoegd gezag een bestuursorgaan is als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel a, van de Algemene wet bestuursrecht;
- academische ziekenhuizen genoemd in onderdeel j, onder 1, van de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.
Deze tijdelijke regeling treedt gelijktijdig in werking met de regeling actieve openbaarmaking Woo op 1 november 2024 en vervalt met ingang van 1 mei 2029.
Ondersteuning op gebied van de Woo
Wij begrijpen dat met de verplichting om informatie actief openbaar te maken de werkdruk op de juridische afdeling hoger kan worden. Daarnaast kan openbaarmaking ook vragen opleveren zoals: Valt een document onder een van de informatiecategorieën? Valt een passage onder een uitzonderingsgrond? Bij Vijverberg Advocaten & Adviseurs helpen we u hier graag bij. Vijverberg is specialist op het gebied van de Wet open overheid. Wij beschikken over een speciaal team om Woo-verzoeken volledig af te handelen. Verder geven wij cursussen over de Woo, zowel via open inschrijving als in-company en adviseren wij regelmatig over dit onderwerp. Bekijk hier ons cursusaanbod.