Geschreven door: Daniël Andela
Volgens de rechtbank Noord-Holland geldt bij omvangrijke Woo-verzoeken een langere termijn dan de standaardbeslistermijn. Uit de Woo volgt een beslistermijn van vier weken. Bij een omvangrijk of gecompliceerd Woo-verzoek kan die termijn worden verlengd met twee weken. De rechtbank Noord-Holland geeft een duidelijk kader als er een beroep niet tijdig beslissen wordt ingediend.
De stappen in de uitspraak
Stap 1: Beroep niet tijdig beslissen
De rechtbank beoordeelt eerst of sprake is van een geslaagd beroep niet-tijdig beslissen. In dit geval is twee weken nadat de Woo-verzoeker de minister van volksgezondheid welzijn en sport in gebreke had gesteld, nog geen beslissing genomen.
Stap 2: Bepalen van de redelijke termijn waarbinnen moet worden beslist
Stap 2a: Verzoek omvangrijk?
De rechtbank oordeelt dat zij ambtshalve toetst of een verzoek de kwalificatie omvangrijk krijgt. Omvangrijk betekent dat evident meer dan 10 werkdagen nodig zijn voor de afhandeling van het verzoek. Deze 10-dagen termijn is gebaseerd op het rapport ‘Omvangrijke en oneigenlijke Wob-verzoeken van 27 oktober 2010’ dat werd gebruikt bij de totstandkoming van zowel de Wijziging van de Wet openbaarheid van bestuur in verband met aanvullingen ter voorkoming van misbruik uit 2016 en de Woo uit 2022.
Uit dit rapport volgt dat destijds op 88% van de verzoeken binnen 10 werkdagen kon worden beslist. Dit was gemiddeld genomen 7% van alle Woo-verzoeken. Daar is een grens getrokken. Als voor de beoordeling van een verzoek meer dan 10 werkdagen arbeid nodig is, wordt dit verzoek aangemerkt als omvangrijk.
De rechtbank overweegt dat een groot deel van de Woo-verzoeken tegenwoordig – in tegenstelling tot de gerekende data uit 2010 - aan deze beschrijving voldoet. De bedoeling van de wetgever is geweest dat de verzoeker en het bestuursorgaan in dat geval in overleg gaan over de te hanteren beslistermijn. De rechtbank overweegt ook dat als een verzoeker hier niet aan meewerkt en de rechter oordeelt dat inderdaad een langere afhandelingstermijn gerechtvaardigd was, het beroep niet tijdig beslissen te vroeg is ingediend en daarom geen aanspraak bestaat op proceskostenvergoeding.
Stap 2b: Capaciteit van bestuursorgaan
Voor de bepaling van de beslistermijn is vervolgens de capaciteit van het bestuursorgaan van belang. De inhoud van het verzoek wordt afgezet tegen wat in redelijkheid van het bestuursorgaan mag worden verwacht. De rechtbank kijkt naar de concrete omstandigheden van het geval, waaronder de capaciteit van het bestuursorgaan en de vraag hoeveel is gedaan aan actieve openbaarmaking. De rechtbank kijkt heel concreet naar het aantal lopende Woo-verzoeken, de omvang hiervan en hoeveel medewerkers werkzaam zijn.
Stap 3: Bepalen van de dwangsom
De termijn van artikel 8.4 Woo wordt gezien als eerste termijn bij het bepalen van de hoogte van de dwangsom. Dus niet na het verlopen van de vier plus twee weken, maar pas bij het bepalen van de termijn bij beroep niet-tijdig beslissen wordt de dwangsom bepaald. De dwangsom verbeurt na afloop van de door de rechter bepaalde termijn.
Beoordeling van de rechtbank in deze kwestie
De rechter oordeelt in deze zaak dat een ruimere termijn voor de afhandeling van het Woo-verzoek redelijk is, omdat dit verzoek valt onder de beschrijving ‘omvangrijk’. De rechtbank overweegt voor de duur van de termijn het volgende:
Allereerst acht de rechtbank de te verwachten zoekslag van belang. Het zoeken naar de documenten kost veel tijd, omdat de documenten kunnen berusten bij verschillende bronnen, zoals servers, harde schijven, papierendossiers, boekwerken en telefoons. Daarnaast vraagt verzoeker om "alle communicatie" over het onderwerp. Dit betekent dat e-mails, post, WhatsApp-berichten en andere communicatiemiddelen van verschillende personen moeten worden opgevraagd en doorzocht. Vooral het opvragen van telefoons kost veel tijd. Voordat een telefoon bij een (oud)werknemer is opgevraagd, is ingeleverd en is uitgelezen gaat al enige tijd voorbij, zonder dat überhaupt met de beoordeling van documenten kan worden gestart. Bovendien verlangt de verzoeker een zeer gedetailleerde verslaglegging van deze zoekactie.
Het verzoek omvat daarnaast een groot aantal pagina’s en er worden veel weigeringsgronden verwacht. Communicatie bevat per definitie persoonsgegevens en kunnen persoonlijke beleidsopvatting bevatten, waardoor alle documenten per tekstonderdeel beoordeeld moeten worden. Dit alles maakt de inhoud van het verzoek zeer omvangrijk.
Wat betreft de capaciteit van het ministerie houdt de rechtbank rekening met de hoge werkdruk door het grote aantal lopende Woo-verzoeken, onder meer met betrekking tot COVID-19 gerelateerde onderwerpen. De afhandeling van deze Woo-verzoeken, bezwaren en beroepen vergt veel van de capaciteit van het ministerie. Daarnaast is er sprake van een zeer krappe arbeidsmarkt en het werven, selecteren en inwerken van juristen kost bovendien ook veel tijd. Als laatste loopt de afhandeling van alle verzoeken vertraging op door een zeer groot aantal beroepen op niet tijdig beslissen, toezeggingen en rechterlijke uitspraken in andere juridische procedures.
De rechtbank neemt de voorgestelde termijn van het ministerie over, omdat deze haar redelijk voorkomt en bepaalt dat pas een dwangsom kan worden opgelegd wanneer deze nieuwe termijn is verstreken.
Conclusie
Als een beroep niet tijdig beslissen wordt ingediend, bepaalt de rechter een nieuwe, redelijke termijn waarbinnen moet worden beslist. Allereerst stelt de rechter vast of het verzoek kwalificeert als ‘omvangrijk'. Vervolgens houdt de rechter bij het vaststellen de duur van de termijn rekening met zowel de inhoud van het verzoek, als de capaciteit van het bestuursorgaan. De termijn die de rechter vaststelt is ook de eerste termijn bij het bepalen van de hoogte van de dwangsom.
Tips voor de praktijk
- Ga in gesprek met de verzoeker. Leg de verzoeker uit waarom de standaard Woo-termijn niet haalbaar is en stel een nieuwe, redelijke termijn voor. Leg dit voorstel na het gesprek ook vast, ook als daarop afwijzend wordt gereageerd.
- Bespreek ook of het verzoek kan worden gespecifieerd, als het omvangrijk blijkt.
- Ook valt de mogelijkheid van deelbesluiten te bespreken. Voordeel is hiervan dat de verzoeker sneller over delen van informatie kan beschikken. Nadeel hiervan is de gefaseerde besluitvorming en mogelijk gefaseerde procedures als de verzoeker het er niet mee eens is.
Hulp nodig?
Vijverberg is specialist op het gebied van de Wet open overheid. Wij beschikken over een speciaal team om Woo-verzoeken volledig af te handelen. Verder geven wij cursussen over de Woo, zowel via open inschrijving als in-company en adviseren wij regelmatig over dit onderwerp. Bekijk hier ons cursusaanbod.