Vakantiedilemma’s
De zomervakantie staat voor de deur. Tijd voor veel werknemers om vakantieverlof op te nemen en er eens lekker tussenuit te gaan. Maar wat nu als uw werknemer tijdens een drukke periode in uw bedrijf drie weken weg wil, u dit heeft geweigerd en uw werknemer desondanks zonder uw toestemming op vakantie gaat? Of wat kunt u doen als u het vakantieverzoek heeft geweigerd en uw werknemer toch is vertrokken en zich vervolgens ziek meldt……vanuit Spanje? In deze update frissen we het geheugen weer even op met betrekking tot de regels rond vakantiedagen.
Uw werknemer wil tijdens een piekperiode met vakantie
Uw werknemer wil vakantie opnemen in een voor uw bedrijf drukke periode of wil gelijktijdig met een directe collega op vakantie. Vakantie van uw werknemer komt u dus heel slecht uit. Kunt u het verlofverzoek van uw werknemer zonder meer weigeren?
Nee, dat kan niet zomaar. Hoofdregel is dat als de cao geen bepaalde periode van vakantie voorschrijft, zoals bijvoorbeeld een collectieve bedrijfstakvakantie, uw werknemer in principe zelf bepaalt of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt (artikel 7:638 lid 2 BW). U bent verplicht om de vakantie conform de wensen van de werknemer vast te stellen, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Denk hierbij aan de situatie dat het inwilligen van het verzoek tot een ernstige verstoring van uw bedrijfsvoering leidt. De afwijzing van het verzoek moet u wel binnen twee weken na de schriftelijke vakantieaanvraag gemotiveerd aan de werknemer meedelen, anders is de vakantie alsnog vastgesteld overeenkomstig de wensen van uw werknemer. U kunt schriftelijk van deze hoofdregel afwijken door een bepaalde periode in het jaar als vakantie aan te wijzen.
Om problemen en onrust over de vakantieplanning te voorkomen, adviseren wij u om in de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of in een apart vakantie- of verlofreglement met uw werknemers afspraken te maken over de opname en het vaststellen van vakantie. U kunt bijvoorbeeld overeenkomen dat het opnemen van vakantie in een bepaalde drukke periode niet, of niet voor iedereen mogelijk is, dat gelijktijdige vakantie met een directe collega niet is toegestaan of dat werknemers met schoolgaande kinderen voorrang hebben bij de vaststelling van de vakantie.
Uw werknemer gaat zonder toestemming met vakantie
Het gebeurt nog wel eens dat een werkgever geen toestemming geeft voor vakantie van de werknemer, maar deze toch op vakantie gaat. Kan het niet verschijnen op het werk aangemerkt worden als werkweigering en kan vervolgens ontslag op staande voet verleend worden?
Nee, dat kan niet zomaar. Uit de rechtspraak blijkt dat van u niet verwacht hoeft te worden dat u zodanig gedrag zomaar tolereert, maar dat het niet verschijnen op het werk geen werkweigering is die gesanctioneerd mag worden met een ontslag op staande voet (ECLI:NL:GHSHE:2014:1433 en ECLI:NL:RBUTR:2010:BL6490). U zal in dat geval het loon van uw werknemer kunnen staken op grond van artikel 7:627 BW (geen arbeid, geen loon, ECLI:NL:GHSHE:2014:2809).
Alleen als sprake is van bijkomende omstandigheden kan dit een dringende reden opleveren die een ontslag op staande voet rechtvaardigt. Zo werd een ontslag op staande voet van een directeur die door weg te blijven van het werk het hele kantoor lam legde gerechtvaardigd geacht (ECLI:NL:GHSHE:2015:138). Bijkomende omstandigheden kunnen ook aanwezig zijn als de werknemer bij herhaling zonder uw toestemming met vakantie gaat en hierdoor enige tijd niet werkt.
Uw werknemer is langdurig arbeidsongeschikt en wil graag met vakantie
Uw werknemer is al geruime tijd arbeidsongeschikt en wil graag met vakantie. Ziekte hoeft niet in de weg te staan aan het opnemen van vakantie. Maar hoe worden deze dagen dan aangemerkt: als vakantiedagen of als ziektedagen?
De wetgever heeft de zieke werknemer dezelfde minimum vakantieaanspraken gegeven als niet-arbeidsongeschikte werknemers, zodat ook een zieke werknemer in staat wordt gesteld om uit te rusten van zijn re-integratieverplichtingen en over een periode van ontspanning en vrije tijd te beschikken (artikel 7:634 lid 2 BW). In principe worden de dagen dus als vakantiedagen aangemerkt. Het is niet in alle situaties verstandig om uw zieke werknemer toestemming te geven voor het opnemen van vakantie. Zo kan een vakantie het herstel van uw werknemer in de weg staan. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat uw werknemer zo ziek is dat hij niet in staat is te re-integreren in zijn eigen of andere functie. Het is verstandig om in voorkomend geval uw bedrijfsarts om advies te vragen.
Indien uw zieke werknemer niet zijn vakantiedagen opneemt, terwijl hij daartoe wel redelijkerwijs in staat was (wat het geval is als hem re-integratieverplichtingen zijn opgelegd), dan komen die dagen zes maanden na het jaar waarin ze zijn verworven, te vervallen (artikel 7:640a BW). Indien uw werknemer wegens zijn arbeidsongeschiktheid redelijkerwijs niet in staat was om vakantiedagen op te nemen, vervallen de vakantiedagen niet. Om te voorkomen dat een werknemer die langdurig volledig arbeidsongeschikt is een stuwmeer aan verlofdagen opbouwt, kunt u in de arbeidsovereenkomst of de cao afspreken dat ziektedagen worden aangemerkt als vakantiedagen. Let op: dit mag slechts worden afgesproken ten aanzien van de bovenwettelijke vakantiedagen die uw werknemer in het jaar van ziekte opbouwt (artikel 7:637 lid 2 BW).
Van belang is ook dat een zieke werknemer recht heeft op zijn volledige salaris als hij vakantie opneemt. Normaal betaalt u bij ziekte de wettelijke loondoorbetaling van 70% plus een eventuele aanvulling zoals bepaald in de toepasselijke cao. Gedurende zijn vakantie heeft de werknemer recht op 100% van zijn salaris. Op grond van rechtspraak van het Europese Hof van Jusitite worden ook een vaste bonus, vaste toeslagen en een provisie gerekend tot het te betalen loon (ECLI:EU:C:2014:351).
Uw werknemer meldt zich ziek tijdens vakantie
Uw werknemer is met uw instemming lekker drie weken naar een zonnig oord vertrokken en meldt zich tijdens de vakantie ziek. Moet u deze ziekmelding accepteren? Moeten de resterende vakantiedagen worden beschouwd als vakantiedagen of geniet uw werknemer na de ziekmelding ziekteverlof?
Dagen waarop uw werknemer tijdens een reeds vastgestelde vakantie ziek is, tellen niet als vakantiedagen, tenzij uw werknemer daarmee in een voorkomend geval instemt. Om te voorkomen dat werknemers zich ziek melden om wat langer vakantie te kunnen genieten, is het belangrijk om duidelijke en schriftelijke controlevoorschriften op te nemen in een ziekteverzuimregeling (en deze ter kennis van de werknemers te brengen) over de wijze waarop uw werknemers zich ziek moeten melden en welke informatie zij daarbij moeten verschaffen. Neem hierin ook op dat een werknemer in geval van ziekte in het buitenland een leesbare (in de Nederlandse of Engelse taal) verklaring van een medisch specialist moet overleggen, bij voorkeur van een arts van de plaatselijke sociale zekerheidsinstelling. Ook kunnen voorwaarden worden gesteld aan de vorm en inhoud van dergelijke verklaringen om onduidelijke niet leesbare verklaringen te voorkomen. Om er zeker van te zijn dat de medische verklaring authentiek is, hebben veel arbodiensten afspraken gemaakt met buitenlandse artsen of medische centra. Van uw werknemer kan dus verlangd worden dat een medische verklaring wordt overlegd die afkomstig is van deze arts of dit medisch centrum.
Als de voorschriften redelijk zijn, uw werknemer bekend is met die voorschriften en uw werknemer legt geen medische verklaring over of een medische verklaring van een niet vooraf aangewezen arts of medisch centrum, dan tellen de dagen gewoon als vakantiedagen. Als uw werknemer in verband met de “ziekte” langer wegblijft, kunt u het loon van uw werknemer opschorten voor de tijd dat uw werknemer niet aan deze voorwaarde voldoet. Pas als sprake is van bijkomende omstandigheden en afhankelijk van de ernst daarvan, zal een verdergaande maatregel dan opschorting van het salaris kunnen worden getroffen (ECLI:NL:RBUTR:2009:BH5196).
Legt uw werknemer een medische verklaring over van de vooraf aangewezen arts of medisch centrum dan is uw werknemer ziek en tellen de dagen als ziektedagen.